Funciones de un guarda en un conjunto residencial de apartamentos o casas
Para comprender cuales son las funciones de un vigilante, como parte de la vigilancia privada contratada, en nuestra unidad residencial como un edificio, conjunto cerrado, urbanización, finca o similares, es importante tener muy clara las definiciones específicas brindadas en el Protocolo de operación para el servicio de vigilancia y seguridad privada prestados en el sector residencial publicado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (SuperVigilancia).
En este protocolo encontramos que la vigilancia física del sector residencial se define como el servicio de vigilancia y seguridad que se suministra en las áreas residenciales y que se puede prestar con o sin armas (letales o no letales) y/o con medios tecnológicos de seguridad electrónica como CCTV, cámaras de seguridad, controles de acceso y video porteros así como dispositivos de alarmas y su monitoreo entre otros; también encontramos la definición de vigilante, el que se define como la persona natural que en la prestación del servicio se le ha encomendado como labor proteger, custodiar, efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados y vigilar bienes muebles e inmuebles de cualquier naturaleza, de personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado a fin de prevenir, detener, disminuir o disuadir los atentados o amenazas que puedan afectarlos en su seguridad.
En este protocolo están también claramente definidas las funciones del Vigilante como los deberes y que no debe hacer un vigilante, teniendo en cuenta que la vigilancia privada es de medios, más no de resultados, esta tiene como finalidad prevenir, detener, disminuir o disuadir las amenazas o atentados que puedan afectar la seguridad de las personas o bienes que tengan a su cargo.
Veamos de una forma rápida las funciones especificas de un guarda de seguridad en una unidad residencial
Funciones de un guarda de seguridad en un conjunto residencial
1- Controlar el acceso
El guarda de seguridad, siguiendo unos criterios que son preestablecidos en las normas del conjunto residencial así como en las funciones de seguridad que son propias de su labor, debe permitir o no el acceso a una zona del conjunto residencial, como por ejemplo, el acceso peatonal al edificio o conjunto residencial.
2 – Revisar los objetos que ingresan los visitantes
El guarda de seguridad debe realizar una inspección de los objetos mediante una inspección visual simple, el uso de una herramienta tecnológica como por ejemplo detectores de metales o visores de rayos X, la inspección mediante perros entrenados para la detección de sustancias u objetos o la requisa directa del objeto dependiendo del nivel de riesgo que exista y se determine pueda existir o bien, según lo hayan determinado en las normas del conjunto residencial.
3 – Control permanente de las cámaras y alarmas del sistema de vigilancia electrónica
El guarda de seguridad debe realizar un control constante del sistema CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) o del sistema de vigilancia electrónica que se tenga instalado en el conjunto residencial y de las alertas que este emita y por supuesto, informar a las autoridades de eventos de intrusión o que puedan poner en riesgo a los residentes y|o a la propiedad, así como tomar registro de los eventos que puedan considerarse un riesgo para residentes o propietarios.
4 – Recorridos y rondas por las zonas a vigilar
El guarda encargado de realizar rondas, también conocido como «rondero», realizará recorridos por las zonas especificadas que deben ser vigiladas y|o protegidas en busca de identificar intrusos, objetos inusuales, alteración de cercas eléctricas o puertas, objetos fuera de lugar o cualquier novedad que deba ser reportada para tomar las acciones necesarias.
5 – Recepción de correspondencia
El guarda de seguridad recibirá la correspondencia que esté destinada a residentes y|o propietarios en el conjunto residencial según se haya establecido en las normas del conjunto residencial, colocarla en el buzón de correo de la portería e informar a los residentes o propietarios de la recepción de correspondencia para que esta sea recogida.
Podemos definir otras funciones de un guarda de seguridad también en razón de su labor de una forma más generica:
Funciones generales de un vigilante en el sector residencial
Veamos las funciones o labores que puede realizar un vigilante en la prestación del servicio contratado.
Las funciones que debe o puede realizar un guarda de seguridad en una unidad residencial
Recibir y entregar el puesto de Trabajo.
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- Entregar y recibir el puesto de trabajo al menos 15 minutos antes del inicio del turno.
- Hacer un recorrido general por las instalaciones, haciendo una verificación del estado de las puertas, carros, depósitos, áreas comunes, y correspondencia al momento de entregar o recibir el turno revisando también que todos los elementos del puesto se encuentren, así como el libro de minutas esté debidamente diligenciado.
- Si al momento de que termine el turno el relevo no aparezca, se debe llamar inmediatamente al supervisor y esperar hasta que llegue el nuevo relevo debidamente acreditado por la empresa.
- El puesto de trabajo no debe ser abandonado
Realizar los controles de acceso cumpliendo con los protocolos establecidos y lo determinado por la empresa de vigilancia y seguridad privada.
Puntos de control del sector residencial. El personal de vigilancia tendrá a su cargo:
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- Portería: entrada y salida de personas residentes y visitantes, vehículos.
- Oficina de Administración: Cuidado de equipos de oficina relacionados con el personal administrativo.
- Áreas de mantenimiento: motobombas, plantas eléctricas, shuts, cuartos de herramientas.
- Áreas sociales y recreativas.
- Parqueaderos internos y externos.
- Depósitos.
- Terrazas.
- Ascensores.
- Escaleras.
- Parte periférica de la zona residencial.
- Otros suscritos dentro del contrato de trabajo.
Relaciones Interpersonales
Un trato amable, respetuoso y cordial con los residentes y visitantes debe ser una norma, además de una excelente presentación personal, para un mejor servicio el personal de vigilancia debe estar familiarizado con los residentes y todo su entorno para poder orientar a los visitantes y a los residentes de ser necesario.
Deberes del vigilante
Al momento de prestar el servicio de vigilancia en el sector residencial el vigilante debe tener en cuenta estos deberes:
- Respetar los derechos fundamentales y libertades de la comunidad, absteniéndose de asumir conductas reservadas a la fuerza pública.
- Contribuir a la prevención del delito, reduciendo las oportunidades para la actividad criminal y desalentando la acción de los criminales, en colaboración con las autoridades de la República.
- Observar en ejercicio de sus funciones el cumplimiento de las normas legales y procedimientos establecidos por el Gobierno Nacional, así como las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
- Asumir actitudes disuasivas o de alerta, cuando observen la comisión de actos delictivos en los alrededores del lugar donde están prestando sus servicios, dando aviso inmediato a la autoridad, de manera que pueda impedirse o disminuir sus efectos.
- El personal integrante de los servicios de vigilancia y seguridad privada que tengan conocimiento de la comisión de hechos punible durante su servicio o fuera de él, deberá informar de inmediato a la autoridad competente y prestar toda la colaboración que requieran las autoridades.
- Prestar apoyo cuando lo soliciten las autoridades, con el fin de atender casos de calamidad pública.
Lo que que no debe hacer un guardia de seguridad
- Al personal de los servicios de vigilancia y seguridad privada le está prohibido el consumo de licores o de sustancias psicotrópicas durante el ejercicio de sus funciones, así como la realización de actos de cualquier clase que puedan menoscabar la confianza que el usuario deposita en el servicio.
- Realizar actividades diferentes a la vigilancia y la seguridad privada tales como:
- Subir y bajar paquetes de los residentes.
- Actividades de jardinería.
- Actividades de aseo en las zonas comunes.
- Actividades de mantenimiento.
- Ingresar a los apartamentos de los residentes, sin autorización de los mismos.
Los procedimientos que debe realizar un guardia de seguridad durante el servicio
Veamos ahora algunas condiciones específicas para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en el sector residencial, veamos algunos de los diferentes casos.
Control de Acceso
El personal de vigilancia que preste el servicio en áreas residenciales, debe adoptar procedimientos tendientes al control de acceso de personas y vehículos con el fin de prevenir, minimizar y evitar actos que vayan en contra de la seguridad de bienes y personas a su cargo.
Así las cosas, el Control de Acceso se entiende como el conjunto de medios, normas y acciones que tienen como finalidad, restringir o permitir el ingreso o salida de personas, animales o cosas.
Dentro de las funciones que debe realizar el personal de la vigilancia en el sector Residencial en cuanto a Control de Acceso están:
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- Identificar a las personas que van a ingresar al inmueble.
- Nunca dejar solo el puesto de trabajo, el cual siempre debe estar iluminado y especialmente en la totalidad en horas de la noche.
- Mantener cerradas las puertas de ingreso tanto de personas como de vehículos.
Personas
Ingreso y salida de Usuarios: Se debe identificar claramente a los usuarios antes de permitir el ingreso o activar el control de apertura y el cierre de las puertas, además, también es necesario realizar la verificación que las personas que ingresan junto o al tiempo con los residentes son acompañantes de los mismos.
Ingreso y salida de visitantes: Toda persona que no pertenece al inmueble, y que concurre por vez primera, o asiduamente, a visitar a alguno de los residentes, debe ser anunciada y su ingreso autorizado mediante alguna de las siguientes formas:
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- Verbal: A viva voz – Telefónicamente
- Escrita: Memorandos (Internos y Externos) – Listados – Procedimientos.
- Electrónica: E-mail – Intranet – Mensajería instantánea.
También es necesario llevar un registro de estos visitantes, así como revisar la entrada y salida de paquetes. Los servicios de vigilancia y seguridad privada no podrán realizar ningún tipo de requisa y mucho menos con contacto físico, toda vez que es la Fuerza Pública la única facultada para tal fin, pero si pueden utilizar equipos de detección, visión y detección que permiten llevar a cabo este tipo de controles sin que haya contacto de ninguna naturaleza.
Empleadas Domésticas: Al ingresar al inmueble se registra de la misma forma que ingresan los visitantes, la empleada solo podrá ingresar con previa autorización por escrito del usuario, cuando el inmueble se encuentre solo, ellas no están autorizadas para permitir el ingreso de visitantes y a ingreso y a la salida se le debe practicar la requisa, sin vulnerar la dignidad humana y teniendo en cuenta los parámetros fijados en el código de procedimiento penal Colombiano. Es obligación del personal de vigilancia informar a los usuarios cuando se observen conductas sospechosas por parte de la empleada.
Trasteos y Salidas de Paquetes: No se permitirán trasteos en horas de la noche. Para que un residente pueda realizar un trasteo deberá informar a la administración del inmueble, y a su vez, la administración notificará por escrito a la portería, para que el personal de seguridad pueda permitir la salida o el ingreso del trasteo. El recorredor deberá estar vigilante durante la realización de un trasteo.
La salida de electrodomésticos, muebles, enseres, y demás elementos, se autorizará por parte del residente quién debe informar a la administración del inmueble, y a su vez la administración notificar por escrito a la portería, para que el personal de seguridad permita la salida de los elementos. Todo paquete grande que sea retirado de las instalaciones por personas diferentes a los propietarios debe ser requisado y registrado en la minuta.
Menores de Edad: No permitir la salida de las instalaciones de los niños menores de 12 años sin la compañía de los padres o familiares o con terceros, sin la autorización previa de al menos uno de los padres.
Correspondencia: Para efectos de recibir y/o entregar correspondencia, se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Diligencie la planilla del control de correspondencia.
- Cuando entregue la correspondencia solicite la firma de la persona que la recibe.
- No permita que los usuarios tomen directamente la correspondencia de los casilleros.
- No entregue correspondencia a los niños.
- Cuando se reciban encomiendas o paquetes, se recomienda que las reciba el mismo usuario.
- Lea y diligencie las planillas de correspondencia antes de firmar.
- Registre en la minuta los faltantes de las facturas de los servicios públicos.
- Cuando llegue el periódico cuéntelo antes de firmar el recibido; infórmele al recorredor si encuentra alguna inconsistencia y relacione en la minuta los periódicos faltantes.
- No abra, ni lea la correspondencia de los usuarios.
Atención Citófono y Teléfono: Debe atender el llamado del citófono de forma cortés e inmediata. Informar al usuario y a la administración del inmueble cualquier daño o fallas en el citófono. Evitar que las personas que se encuentren en recepción utilicen el citófono. El guarda de seguridad es quien debe transmitir cualquier mensaje.
Vehículos
Básicamente, se podrá tener en cuenta, para su clasificación, tres (3) categorías, a saber:
- Vehículos de propiedad de los residentes
- Vehículos de visitantes en general
- Vehículos de trasteos y mantenimiento
La importancia del control para el ingreso y salida de los vehículos para todos es la misma y debe realizarse sobre la totalidad de los vehículos cuantas veces sea necesario, a diferencia del ingreso de las personas, Los vehículos que se encuentren en los estacionamientos deben ser revisados en sus condiciones de permanencia, haciendo las anotaciones respectivas (ventanas abiertas, puertas sin seguro, puertas de baúl abiertas, elementos de valor en su interior), así como también si presenta fallas que afecten el ambiente de los residentes (escapes de humo, alarmas encendidas etc.).
Entrada y salida de Residentes en Vehículos: Los vehículos de los propietarios deben ser registrados con anticipación para efectos de ejercer el control respectivo mediante el sistema que elija la empresa (ficha, tarjeta de proximidad, lector digital, etc.)
Al ingresar un vehículo el portero debe verificar que sea de un usuario y luego abrir la puerta; cuando el conductor haya cruzado la puerta, el vigilante debe cerrarla inmediatamente. Ningún menor de edad, un familiar o un tercero puede retirar el vehículo sin la autorización escrita del propietario.
Visitantes en Vehículo: No permitir el ingreso de vehículos de visitantes, antes que el residente autorice su ingreso, Se debe implementar un sistema de fichas para el control de ingreso y salida de visitantes, el cual debe quedar registrado en el libro de minuta. No permitir el ingreso de taxis, salvo en casos especiales.
Sistemas de Rondas y Recorridos
La ronda es el recorrido que realiza el vigilante dentro del perímetro y/o predio donde se ubica su objetivo, con el propósito de prevenir ilícitos o siniestros y/o detectarlos para actuar en conformidad. Se debe tener en cuenta el no rutinizar las rondas a la misma hora, para evitar oportunidades por parte de los delincuentes. Se deben verificar los puntos críticos de la unidad residencial haciendo las anotaciones de las observaciones encontradas durante la ronda, así como también realizar los registros de control de ronda (reloj, lector, etc.). En el recorrido de las instalaciones se debe verificar el estado de las puertas y chapas, que el sistema de iluminación esté funcionando correctamente y que los extintores se encuentren en su sitio. En el recorrido de la zona de parqueaderos se debe verificar el estado de los vidrios y puertas de los vehículos, así como el de las chapas y puertas de los depósitos. En el recorrido perimetral se debe verificar el estado de las ventanas y rejas de los apartamentos, el estado del cerramiento, y si hay vehículos y/o motos mal parqueadas. El personal de la vigilancia en el sector residencial debe conocer el modus operandi de los diferentes tipos de delincuentes y las modalidades que existen actualmente, para poder contrarrestar dicho flagelo. Toda ronda debe ser registrada en el libro de minuta, y durante la misma se deben llevar los elementos del servicio (medio de comunicación, linterna, armamento (si aplica), libreta de anotaciones).
Las rondas y verificaciones integradas con patrullero desde la central de alarmas.
En diferentes casos el sistema de vigilancia general de la unidad residencial para la realización de rondas o verificaciones, se utiliza en conjunto con el servicio de monitoreo de alarmas desde una central de alarmas (como las nuestras en Alarmar), donde un verificador o patrullero motorizado realiza rondas pre-establecidas con el conjunto residencial o es enviado por alguno de los operadores de la central de monitoreo cuando, por ejemplo, se sucede la activación de una alarma o el uso de botón de pánico, de esta forma se gestiona la seguridad de un conjunto de apartamentos o viviendas que cuentan con un vigilante como portero y se tiene una integración con el sistema de seguridad y vigilancia conectado a la central de monitoreo de alarmas o incluso, también se puede manejar aún cuando no existe un vigilante dedicado 24 horas en la unidad residencial pero existe el sistema de vigilancia con el servicio monitoreo desde el cual son vigilados este tipo de eventos directamente desde al central de alarmas y se realizan los patrullajes y verificaciones como antes s mencionó.
Operación de Medios Tecnológicos (Monitoreo de CCTV)
En los conjuntos residenciales se deben hacer los registros de las tomas realizadas durante el servicio, indicando las fechas y horas, como también la custodia y la conservación de los medios que contienen las imágenes por un mínimo de un año, para efectos de investigaciones futuras o requerimientos de autoridades.
Parágrafo: Las grabaciones fílmicas, las fotografías, videos o cualquier otro medio avanzado realizado mediante cámaras de vigilancia en recinto cerrado o en espacio público, se convierten en material probatorio o evidencia física en caso de hechos o delitos objeto de investigación o indagación por parte de las autoridades del Estado.
Supervisión y Puntos de Control
Para efectos de realizar una adecuada supervisión por parte de la empresa de vigilancia y seguridad privada se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Verificar cómo está operando el puesto.
- Si se lleva adecuadamente el libro de control.
- Establecer si existen necesidades de seguridad no cubiertas y encontradas por el guarda en el desarrollo de sus funciones, o si se presentó alguna irregularidad o novedad frente al servicio.
- Realizar continua inspección y verificación a través de vídeo de vigilancia, en el evento que el puesto cuente con circuito cerrado de televisión.
- Efectuar una reunión mensual con el contratante, con el fin de evaluar la prestación del servicio, así como las quejas y/o inquietudes manifestadas por los residentes.
- Verificar el estado anímico y de servicio del vigilante.
- Verificar que los elementos del servicio que se encuentran en el puesto de trabajo corresponden a los asignados y registrados por la empresa (armamento, radio, entre otros).
Redes de Apoyo y Solidaridad Ciudadana
Se entiende por Redes de Apoyo y Solidaridad Ciudadana el conjunto de actividades organizadas, canalizadas y lideradas por la Policía Nacional, con la finalidad de captar información sobre hechos, delitos o conductas que afecten o puedan afectar la tranquilidad y seguridad, aprovechando los recursos técnicos y humanos que poseen las personas naturales o jurídicas que prestan los servicios a que se refiere el Decreto Ley 356 de 1994, conforme lo establece el Decreto 3222 de 2002 artículo 2.
Estas redes están distribuidas en los Comandos de Policía Metropolitana y en Departamentos de Policía, donde existen servicios de vigilancia y seguridad privada, bajo la supervisión de oficiales y suboficiales coordinadores de este programa, quienes interactúan de manera permanente con los delegados de los servicios vigilados.
Su funcionamiento es sencillo y efectivo: cuando se presenta algún acontecimiento que altere o que pueda alterar la seguridad ciudadana, los guardas que se encuentran en los puestos de servicio, se deben comunicar de manera inmediata con el radio-operador de su empresa de vigilancia, quien valida la información y se comunica con la central de la Policía (CAD), enviando prioritariamente las patrullas de de policía para la atención del caso.
Con la implementación del Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes (PNVCC), el vigilante debe identificar el cuadrante al cual pertenece, brindando información al personal policial integrante del cuadrante sobre hechos, conductas o delitos que permitan las prevenir o disuadir los delitos que afecten la seguridad ciudadana en su sector.
¿El sistema de seguridad electrónica instalado en su conjunto residencial le permite optimizar y mejorar las condiciones del personal de seguridad?, contactenos, nuestros expertos en seguridad pueden asesorarlo sobre soluciones adaptables para mejorar su sistema de seguridad y vigilancia.