Errores, peligros y riesgos de una automatización mal planificada en la copropiedad para reemplazar la vigilancia presencial
La automatización de la seguridad en edificios y conjuntos residenciales se ha convertido en una necesidad ante los altísimos costos de la seguridad privada presencial, por supuesto también ayuda a contar con las ventajas que ofrece la tecnología en rastreabilidad, registro y seguimiento que pueden ser llevados a cabo ante acciones vandálicas, afectaciones a la seguridad y la tranquilidad, y por supuesto, ante acciones delictivas, pero cuando no hay una supervisión mediante un monitoreo activo, los riesgos de seguridad estarán presentes para la copropiedad.
La automatización de la seguridad es bastante atractiva por la gran reducción de costos, optimización de la seguridad, capacidad de registro y otros aspectos gracias a dispositivos modernos como cámaras inteligentes, controles de acceso con lectores de huella, biométricos o de teclado, apertura de puertas a través de tags (tarjetas RFID) desde el teléfono móvil con una App entre otros.
Una reducción de entre un 50% hasta un 70% al mes que se reflejará en el pago de la cuota de administración y un gran ahorro para los copropietarios cada año, un ahorro sobre los más de 17 millones mensuales que cuesta un vigilante presencial 24/7 actualmente.
Reducción en el costo que no es para reemplazar «un empleado» como equivocadamente se llega a decir, porque la realidad es que existe una enorme diferencia entre pagar un empleado (que no puede ejercer funciones de vigilancia), y lo que es el verdadero costo de un servicio de vigilancia presencial por la misma cantidad de horas a la semana que trabajaría un empleado de la copropiedad.
Es importante comprender que todo sistema de seguridad, tanto presencial, hibrido o completamente automatizado puede generar una falsa sensación de seguridad con los peligros que ello representa para la copropiedad, por la falta de gestión, de seguimiento, la falta de claridad para los usuarios del sistema, la falta de articulación, la previsión de fallas y los protocolos sobre qué hacer y cómo reaccionar, y por supuesto, a la falta de monitoreo del sistema de seguridad.
El debate de la automatización vs Vigilancia Presencial con las barreras de rechazo aun ante el muy significativo ahorro
En muchas copropiedades la asimilación de la idea de la automatización es un proceso, el proceso y lo que requiere de la comunidad de la copropiedad, pero este proceso generará un debate entre aquellos que quieren avanzar hacia la automatización y quienes rechazan el cambio por miedo, desconocimiento o simplemente porque la persona está cómoda bajo una idea de lo que cree es «su seguridad» que se representa en el poder hablar con un vigilante en persona, pero donde también pueden haber factores de «me genera incomodidad», «no me gusta», o el «no quiero porque entonces no tengo con quien hablar», esto entre muchas barreras que se pueden encontrar tanto en lo cultural, como a nivel de las creencias de cada persona.
Un debate que se centra en la viabilidad del cambio, inversión inicial vs ahorro, el costo-beneficio en el tiempo, y que tan rápido se podrá recuperar la inversión mediante el ahorro que representa mes a mes.
En este proceso se deben superar las barreras culturales, de personas que simplemente rechazan tener que cambiar «lo que hacen» o «lo que les gusta», las creencias equivocadas sobre la tecnología y la creencia a que la vigilancia esté en cabeza de una persona que se puede ver en la entrada y no en los procedimientos y el proceso que se lleva a cabo remotamente.
Entre las barreras que se encuentran, por supuesto se puede llegar a ver que hay quienes buscarán cualquier razón, incluso algunas bastantes extrañas, para decir que el sistema «no funciona», como por ejemplo, decir que el que el sistema no puede distinguir si la persona con la que está entrando es un real invitado o no, esto para argumentar que la IA del sistema no es «tan inteligente», cuando claramente el sistema no es quien tiene que identificar si la persona que acompaña a un residente es o no un invitado, puesto que ello lo hará el propio invitado, y cuando se les muestra que existe una opción en el caso de que haya un riesgo personal por estar coaccionado por otra persona mediante un código o mediante un botón de pánico, se busca otra razón para rechazarlo diciendo algo como «pero porqué tengo que hundir un botón».
y lamentablemente, algunos buscan mantenerse, bajo comentarios como «pero es que todos podemos seguir haciendo el esfuercitopara que paguemos por nuestra tranquilidad» aun cuando realmente la persona que dice ello solo está pensando en sí misma, y con ello, habla en función de lo que las demás personas tienen que destianar dinero, dinero que podrían ahorrar o destinarlo para los gastos de su familia o a gastos prioritarios y de sus propias necesidades.
No olvidemos que uno de los principales y mayores problemas en las copropiedad es la falta de pago de la cuota de administración correspondiente a las expensas comunes y siempre el problema son los altos costos que estas tienen, donde además, las personas deben pagar impuestos (como el predial) y sus propios gastos e inconvenientes que surgen día a día con los altos costos que estamos acarreando con los incrementos que se han venido sucediendo con los fuertes aumentos en muchos rubros.
Se deben considerar también las barreras del tipo operativo (correspondencia, recepción de paquetería), ingreso de personal que labora en la copropiedad, ingreso del personal de EPM para verificar los medidores, ingeso de personal técnico de servicios dirigidos a cada vivienda interna en la copropiedad, pero este tipo de cosas se solvetan mediante el propio sistema de vigilante virtual y la validación que se realiza a través de la central de alarmas o mediante asignación directa vía procedimiento administrativo con un código temporal.
Todo lo anterior, dará como resultado un debate sobre el tipo de cambio en el modelo, donde muy probablemente se considerará un modelo de seguridad híbrida del tipo «vigilancia presencial solo de día», pero allí es cuando se puede encontrar que en muchos casos, lo que se busca es mantener la comodidad de tener un vigilante de empresa privada para la recepción de paquetes y gestión de domicilios y recados, algo que puede suplir una persona que haga las veces de conserje sin tener que ejercer funciones de seguridad (que no lo pueden hacer por normatividad de ley).
Ciertamente en el caso de la automatización de la portería para el ingreso y egreso, la gestión de paquetes, correspondencia y otros puede tener varias soluciones, pero nunca la comodidad de las personas puede estar sobre la seguridad de todos en el conjunto, algo que muchas veces no se contempla y donde una de las cosas que no se tienen en cuenta es la protección y tranquilidad de los menores de edad que pueden estar en la copropiedad, entre otros casos claro está.
Un sistema como el vigilante virtual remoto, para la portería y la seguridad de la copropiedad, es en sí mismo un sistema de seguridad híbrida, donde aunque no haya alguien físicamente en la portería, si hay un experto en seguridad (operador en la central de alarmas) que antenderá aquellos casos que requieran una verificación de seguridad en la copropiedad acorde al sistema.
Veamos las vulnerabilidades, peligros y riesgos que, como parte de la automatización, se pueden generar por una mala evaluación y planificación, dividos en tres frentes críticos, como lo son los riesgos tecnológicos, berchas de seguridad debido al comportamiento de las personas, y por supuesto, la falta de gestión del sistema de seguridad, que no solo se refiere a la parte tecnológica.
Frentes críticos de seguridad en la automatización con la evaluación, la mala planificación y la falta de gestión
Todo cambio en un sistema de seguridad requiere de la evaluación de los aspectos que pueden generar vulnerabilidades, riesgos y brechas de seguridad abriéndole oportunidades a los ladrones, es decir, un estudio de riesgos exhaustivo y adecuado para las características de la copropiedad, a continuación vamos a ver los principales respecto de la automatización, no obstante, que muchos de ellos esas afectaciones al sistema, existen en cualquier tipo de sistema de seguridad en la actualidad, ya sea de vigilancia presencial, vigilancia híbrida, o mediante el servicio de vigilante virtual remoto.
Un estudio de riesgos debe determinar las vulnerabilidades y las medidas que se deben tomar, por ejemplo, cuantas cámaras realmente se necesitan en la copropiedad en el exterior y el interior, de qué tipo, si aunque el edificio tenga una reja, hay una zona verde extensa colindante, y al pasar la cerca los ladrones se encontrarán con los ventanales de los apartamentos, se debe evaluar también las medidas de seguridad sobre dicha reja, estableciendo una cerca eléctrica monitoreada, cámaras en la zona interna e incluso, que los residentes de los apartamentos donde pudieran encontrarse ante un mayor riesgo por una intrusión rápida, también contemplen el instalar un sistema de seguridad monitoreado en el interior, lo anterior, entre muchos otros aspectos que nuestros expertos en seguridad evaluarían en un estudio de riesgos en una copropiedad.
Veamos a grandes rasgos esas vulnerabilidades que se deben contemplar en un estudio de riesgos ante el proceso de automatización
1 - Vulnerabilidades del sistema (el riesgo tecnológico)
Fallas en la evaluación de los requerimientos: este es uno de los errores que afectan los sistemas de seguridad, en muchos casos nos encontramos con dispositivos deficientes, sin las características técnicas de hardware, software y de funcionalidad que requieren un sistema de seguridad que realmente cubra las necesidades que el conjunto u edificio necesita, siendo causal de problemas y gastos. Este tipo de problemas con la definición de los requerimientos del sistema, se pueden ver reflejados comúnmente con cámaras de seguridad de baja resolución, de ángulos cerrados e incluso, sistemas de CCTV que son para el hogar siendo utilizados en el sistema de seguridad de un conjunto, algo tan simple como escoger un disco duro inadecuado, o el establecer cámaras de vigilancia que están cerca de la obsolescencia respecto de tecnología vigente en el mercado, con mejores funciones y tecnología, de mayor calidad, confiabilidad y funcionalidad respecto de cámaras más baratas que muchas veces son las que se buscan instalar bajo conceptos erroneos.
Fallas energéticas: Un sistema de seguridad automatizado es tan confiable y fuerte como lo sea su suministro eléctrico tanto para mantener el funcionamiento de los dispositivos del sistema de seguridad y acceso, como la comunicación al interior de la copropiedad en la red interna que conecta a los dispositivos, al igual que la comunicación con el exterior, esto es, la conexión a Internet.
Si el conjunto cerrado no cuenta con un respaldo eléctrico eficiente mediante una planta energética propia que pueda actuar como respaldo en el caso de una interrupción eléctrica o bien, mediante sistemas de baterías de respaldo (UPS) para los dispositivos críticos, es evidente que un corte de la electricidad (ocasional o provocado por los delincuentes) dejará el edificio o conjunto completamente ciego al afectar el sistema de seguridad con el tiempo suficiente para los ladrones ingresar y siendo esto uno de los peligros que se deben mantener presente para evitar que el sistema se apague, ciertamente, también podría dejar al edificio con problemas de acceso donde los sistemas entran en modo “falla segura” (fail-safe) por razones de normatividad ante evacuaciones de emergencia o incendio.
Fallas eléctricas que se suceden hoy en día en sistemas de seguridad sin respaldo, y que afectan el funcionamiento de diferentes componentes de un sistema, incluyendo el acceso, tal y como se sucede en una copropiedad sin seguridad automatizada pero que tiene un motor electríco para la apertura remota de la puerta del parqueadero.
Fallas de conectividad: las fallas de conexión en ciudades principales como Medellín, Cali o Bogotá no son tan frecuentes como en otras ciudades, pero las fallas de conexión se pueden suceder por diversos factores, tanto internos como externos (incluyendo el sabotaje).
Fallas de conectividad que se pueden suceder por problemas de conexión física del ISP (nodos externos que fallan, cortes por robo de cable de cobre, problemas por cables afectados por caída de ramas u arboles entre otros) y esto, por supuesto afecta la seguridad y la capacidad de reacción, por lo que desde Alarmar siempre recomendamos contar con un respaldo redundante mediante conexión 4G o 5G.
Fallas mecánicas o físicas de los elementos de seguridad pasiva: la seguridad también depende del funcionamiento de dispositivos que tienen componentes mecánicos, tales como brazos hidráulicos en puertas, o las propias chapas de seguridad, donde incluso el marco de puerta, cuyo metal se expande y se contrae con la temperatura, puede generar que una puerta no quede bien ajustada, y como bien es conocido, un delincuente no necesita esperar el ingreso de un residente para aprovechar una puerta abierta que no se ha cerrado adecuadamente.
Obsolescencia de software: los sistemas de seguridad tienen dos componentes, el hardware de los dispositivos y el software con el cual se gestiona el dispositivo y se ejecutan las funciones de vigilancia, almacenamiento y gestión de estos, por ello el software requiere de actualizaciones que son realizadas por sus fabricantes, tanto actualizar sus funciones, corregir errores o bugs detectados y para mantener la seguridad de los mismos ante posibles intrusiones.
Falta de mantenimiento o fallas: los sistemas de vigilancia y seguridad, como cualquier otro tipo de sistema, requieren de mantenimiento, con algo tan básico como su limpieza, que en muchos casos se piensa es algo simple, pero que el realizarla de forma inadecuada puede generar afectaciones, como por ejemplo, afectar conexiones o afectar la ubicación de la zona vigilada por la cámara a ser movida, más aún en cámaras ubicadas en el exterior que pueden ser afectadas por accidentes (caídas de objetos sobre estas), excremento de las aves entre otros, pero por supuesto, esto también se tiene que tener en cuenta hacia otros dispositivos del sistema de seguridad.
Es importante tener presente que muchas veces se desestima el mantenimiento como algo necesario, pero que toma su relevancia cuando ante un evento donde el dispositivo debería estar funcionamiento por un evento de seguridad que se presenta, pero el dispositivo falla por un problema de conexión (el movimiento de un cable entre otros) o porque simplemente la lente de la cámara está sucia o la cámara fue movida porque se desajustó por un proceso de limpieza realizado por un tercero.
Puntos ciegos por afectaciones técnicas: existen casos donde el sistema de seguridad puede ser afectado por la afectación de un dispositivo, ya sea por una acción humana o por otro factor, por ejemplo, cuando se produce una sobrecarga eléctrica (recordemos que la electricidad fluctúa y no es constante aun en ciudades como Medellín, Cali o Bogotá), o se sucede una descarga eléctrica significativa a causa de una tormenta eléctrica, pero también en casos de vandalismo, de saboteo por personas dentro de la propia copropiedad, por afectaciones accidentales (niños jugando con balones u otros), o por procesos de limpieza que alteran el dispositivo en su ubicación, como al limpiar las cámaras y generar movimiento sobre estas, modificando con ello área de vigilancia y las zonas de detección entre otros.
El proceso de mantenimiento periódico es muy importante porque se hace una revisión de las condiciones físicas y técnicas del dispositivo para verificar su correcto funcionamiento como en el caso de motores de puertas, sensores de movimiento, lectores de huellas digitales o biométricos entre otros, para mantener el sistema en optimizas condiciones y evitar con ello puntos ciegos o bloqueos que pueden aprovechar los delincuentes.
Hackeos del sistema: La mayoría de los dispositivos de seguridad modernos pertenecen al Internet de las Cosas (IoT) como las cámaras IP, cerraduras inteligentes, video porteros y talanqueras automáticas entre otros dispositivos, los cuales pueden ser vulnerados y controlados si el software de los dispositivos, o incluso la red a la que se conectan los dispositivos no están debidamente encriptados para evitar que estos sean fácilmente vulnerados por un atacante con conocimientos técnicos, el cual podría clonar tarjetas de proximidad (RFID), interceptar señales de radiofrecuencia de los controles de garaje o acceder al circuito cerrado de televisión (CCTV) de forma remota.
A lo anterior, también debemos sumarle los aspectos de vulnerabilidad que pueda tener el propio sistema de la red interna de la copropiedad, puesto que si hay terceros que puedan conocer el tipo de dispositivos que se utilizan al interior de la P.H. y que las medidas de seguridad no son buenas, también podrían intentar acceder a la conexión interna a través de la vulneración de dicho dispositivo.
Recordemos que los hackeos también se suceden por algo tan simple, como que el sistema no cuente con claves seguras, y estas no se actualicen debidamente cuando han podido estar expuestas de alguna forma o ante algún tercero.
2 - El factor humano en la seguridad (las acciones o inacciones de las personas)
Un edificio o conjunto pueden contar con el mejor sistema de seguridad con el que puedan contar, pero este será intrascendente e ineficaz si las personas que residen no se concientizan, o son irresponsables con sus acciones en la copropiedad, ya sea que simplemente no comprendan los límites de sus acciones o que actúen de manera negligente, y en cualquier sistema de seguridad funcional y sin problemas técnicos, el eslabón más débil es el ser humano con sus acciones o inacciones, como por ejemplo:
Exceso de confianza y complacencia: cuando una copropiedad está altamente automatizada, los residentes, empleados y terceros tienden a bajar la guardia, porque equivocadamente se asume que «el sistema se encargará de todo», lo que lleva a ignorar comportamientos sospechosos, a que un residente cuando está ingresando, al ver una persona que no conoce en la puerta, no cierre la misma y deje ingresar la puerta solo por el hecho de que esta manifiesta “ir para”, y no lo obliga a que esta persona tenga que ingresar siguiendo los procedimientos de seguridad con su propio código o bien, que la persona responsable a donde el extraño se dirige, se haga cargo como lo tiene que hacer, esto mismo se sucede incluso en el ingreso vehicular, en lo que se conoce como “Efecto rueda libre” o “tailgating”, donde un extraño busca ingresar detrás del vehículo de un residente, un empleado o incluso de un visitante que tiene autorización para su ingreso.
Malas prácticas priorizando la comodidad propia sobre la seguridad de todos: vivir en una copropiedad requiere de la comprensión de que no se vive en una casa particular, sino en comunidad, y hay personas para quienes la comodidad propia se justifica con cualquier razón, sin importar si ello afecta la seguridad y minimizan cualquier procedimiento de seguridad haciéndolo ver como «ridículo» o «exagerado» bajo razones de «pero es que no va a pasar nada», y cuando se sucede, dicen que «no fue por eso».
Es común encontrarse, por ejemplo, residentes que comparten sus códigos de acceso (PIN) con domiciliarios, trabajadores temporales y hasta celadores de calle, generando en muchos casos grandes brechas de seguridad y afectando por completo la trazabilidad de quién entra a la copropiedad, y aún peor, cuando las personas hacen esto no solicitan cambiar el código por haberlo compartido para evitar “ser descubiertos” en sus acciones, sumemos también que, cuando una persona del conjunto se da cuenta de que este tipo de vulneraciones de seguridad se están sucediendo, tampoco reporta ello a la administración porque no quiere verse expuestos como “un mal vecino” que no ayuda a la comodidad de otros mientras se afecta la seguridad de la copropiedad.
Este tipo de situaciones son las mismas de una copropiedad sin seguridad donde alguien deja una puerta mal cerrada y “no hay ninguna consecuencia”, o le entrega llaves a terceros y nada se sucede, y cualquiera puede tener las llaves de acceso, lo peor de todo es que consideran que ello es «normal» y que cada quien en su libre discreción le entrega llaves del edificio o conjunto a quien quiera, es decir, los residentes de la copropiedad viven en un edificio o conjunto teniendo que tener las mismas precauciones al salir de su vivienda como si su puerta diera directamente al espacio público.
Mientras no haya una revisión y adecuada gestión de los eventos para tomar medidas correctivas efectivas, la seguridad en al copropiedad sin importar el sistema, será solo una palabra más que alimenta una falsa sensación de seguridad, porque que el control de acceso pierde cualquier rigurosidad, tal y como cuando un vigilante presencial no ejerce sus funciones ni los procesos, no está en su puesto o bien, deja pasar a cualquier persona sin verificación, identificación y se omite el debido registro.
Ingeniería social: los ladrones saben que el punto más vulnerable de un sistema de seguridad son las personas, porque es más fácil engañar o manipular a una persona que hackear el sistema de seguridad; los ladrones buscan engañar a las personas de muchas formas, por ejemplo, buscando convencer a un residente o a un guardia en la portería de que son técnicos de mantenimiento, familiares con una emergencia o repartidores que necesitan ingresar a un apartamento, todo ello para lograr que les abran las puertas, algo que incluso tratan de realizar cuando hay un monitoreo remoto del acceso por parte de nuestras centrales de alarmas, pero donde gracias a los procedimientos establecidos de verificación, no lo logran, no obstante, cuando en un edificio o conjunto hay una automatización sin monitoreo desde una central de alarmas, es posible que estos logren engañar a un residente para que les abra, como por ejemplo en el caso de un adulto mayor, un niño o un adolescente, o simplemente un residente que no le importan los procedimientos de seguridad y cree que si ingresa el ladrón, solo podrá llegar hasta la zona común y no podrá hacer nada más, y sí, hemos conocido de ese tipo de casos.
Usos no permitidos de una vivienda en la copropiedad: con la automatización, pueden surgir casos de personas que, al creerse sin supervisión, pueden buscar hacer lo que les place, como por ejemplo, usar la vivienda para rentas de corta estancia suministrando su código de acceso a terceros vulnerando las normas de seguridad de la copropiedad, obviamente buscarán hacer eso sin cumplir los requerimientos de ley y así mismo, aduciendo que es «su libertad de hacerlo», cuando realmente la realidad es otra en una copropiedad, puesto que tiene que estar autorizado expresamente en el reglamento, informar a la administración y cumplir la normatividad exigida por la ley.
De igual forma pueden tratar de subarrendar la vivienda sin informar al propietario ni a la administración, porque además, de que es requerido que todos los que no sean residentes al ingresar se registren para los procedimientos de seguridad, control y registro, y por supuesto también por la ley de tratamiento de datos, al igual que todo aquel cuya condición en la copropiedad sea de residente, debe entrar al registro de residentes que tiene que tener la administración.
Por eso es importante que la comunidad de la copropiedad, sea concientizada de que debe tener una comunicación abierta con la administración (y estas personas no deben ser expuestas por la administración) para reportar comportamientos sospechosos, que vulneran las medidas de seguridad de la copropiedad, además de que se debe concientizar sobre cómo esto es responsabilidad de todos y no solo de un administrador, que no puede estar todo el tiempo en función de ver quién entra y quien sale y de todo lo qeu se sucede en la copropiedad como muchos llegan a creer, o buscan hacerlo para desligarse de las responsabilidades que implica proteger la copropiedad y la seguridad de todos.
Cuentas “fantasmas” activas: es muy común también que hayan vulneraciones de seguridad a causa de terceros con claves o elementos de acceso a la copropiedad que no hay sido debidamente anulados por la copropiedad a través de la gestión, como por ejemplo en el caso de prestadores de servicios a los que se les entrega un acceso y al terminar su contrato, la administración no remueve sus accesos ni les requiere los elementos (tarjetas RFID o tags, pases con QR entre otros), o simplemente no se borran las huellas o se invalidan sus códigos de acceso (PIN del sistema) y por supuesto los accesos se mantienen vigentes, tal y como de hecho también suele suceder con residentes inquilinos que se mudan de la copropiedad.
Lo anterior, es tal y como si desde la copropiedad, se le entregan llaves a terceros para que las “tenga” por un tiempo, como en el caso de prestadores de servicios, empleados temporales o un celador de calle porque alguien decidió era buena idea entregarle las llaves a un tercero sin tener en cuenta la seguridad de los demás, y no hay forma de controlar que estos puedan sacar duplicados o que al estos tenerlas, otros puedan usar dichas llaves para acceder a la copropiedad para delinquir y|o vandalizar.
Lo anterior, sin contar los casos donde un ladrón puede obtener las llaves de un residente pero pasa como si nada por el ingreso del conjunto frente al portería y va sin ningún problemahacia su objetivo para robar.
En un edificio o conjunto, las puertas como barreras no son efectivas si la no hay medidas de seguridad realmente efectivas, en casos como estos, cada residente debe asumirse que su puerta está frente a la calle y debe tener las mismas precauciones al salir de su vivienda u apartamento, así como tomar medidas de seguridad propias ante la evidente inseguridad en la que vive.
3 - La Falta de gestión, supervisión y administración de la seguridad
La automatización de la seguridad de un edificio o conjunto no un producto que se compra, se usa cuando place o se deja a su suerte, la automatización de la seguridad es un proceso que requiere administración, monitoreo, presupuesto y auditoría constante, puesto que si bien la automatización de la seguridad significativamente los costos, ello no establece que suprimirá las responsabilidades de las personas sobre la seguridad de la copropiedad, puesto que la seguridad es para y por las personas, y la falta de gestión de la seguridad en la copropiedad genera serios problemas, como por ejemplo:
Ausencia de medidas de reacción ante fallas: cuando un edificio o conjunto instala dispositivos como controles de acceso con tags y cámaras sin tener un monitoreo desde una central de alarmas, pueden presentarse eventos como por ejemplo, un corte de electricidad que afecta el sistema en horas de la madrugada y el sistema no está reconociendo huellas digitales o reconocimiento facial para un residente tratando de ingresar a las 3:00 A.M. y por supuesto, el administrador estaría dormido y difícilmente podrá tomar medidas técnicas a dicha hora de la madrugada.
Ausencia de protocolos de seguridad: cuando un sistema de seguridad no tiene un monitoreo activo 24/7 ante eventos reportados por los usuarios o bien, ante eventos de fallas de dispositivos, ¿cómo se puede reaccionar en el caso que un residente esté teniendo un problema o vea algo sospechoso?, en muchos casos lo que se dice es “le comentas al administrador por el chat”, pero sucede que el administrador es un residente que está ocupado en sus labores, o es un tercero que está distraído atendiendo a otro cliente y no puede estar monitoreando los eventos de un sistema de seguridad 24/7, ni las fallas de sus dispositivos como si se sucede cuando el sistema de vigilancia remota es monitoreado desde una central de alarmas.
Fatiga por falsas alarmas: si los sensores de movimiento, o las alarmas perimetrales están mal calibrados y se activan constantemente por animales, movimiento de objetos, viento o ramas, los administradores y residentes desarrollarán un efecto conocido como «fatiga de alarma» o en una jerga más común, el efecto “pastorcito mentiroso”, que ante eventos que se vuelven falsas alarmas, causará que se silencien las notificaciones, se descarten o se desestimen, abriendo una enorme brecha de seguridad a una intrusión real.
Ausencia de reacción temprana: un sistema de seguridad sin que nadie atienda las alarmas efectivamente, es ineficaz, y no ayudará a evitar que las actividades delictivas progresen y realmente causen daño pudiéndose evitar con la atención, monitoreo desde la central de alarmas y la correcta evaluación de los eventos de alarma, como en aquellos casos donde un sensor perimetral emite una alarmar porque hay ladrones ingresando por aun área del perímetro.
Ausencia de seguimiento ante alertas y evaluación de los procedimientos de seguridad: la falta de seguimiento y evaluación de los procesos y fallas de seguridad es otro de los aspectos que deja por el piso cualquier sistema de seguridad, como por ejemplo, el no prestarle atención y hacer seguimiento a las alertas de residentes u empleados sobre el acceso de terceros con llaves, o en el cómo se están sucediendo el ingreso de terceros a la copropiedad tales como visitantes, domiciliarios u otros ingresando sin supervisión o incluso con llaves, o de residentes que dejan puertas abiertas.
Una de las cosas que se debe hacer conjuntos y edificios es buscar que la administración sea neutral, para que se evalúen las quejas de las fallas de seguridad adecuadamente, para evitar la condescendencia y la complacencia interna que muchas veces se puede llegar a ver, donde ante dichas quejas no hay un llamado de atención efectivo, donde no se aplica el reglamento de propiedad horizontal y donde incluso se llegan a ver comentarios complacientes de autoprotección como aquellos de «eso le sucede a todo el mundo», pero que tarde o temprano se convierten en «¿huy como así que entraron a robar y nadie vio nada?».
Estudio de riesgos previo a la automatización de la vigilancia de un edificio o conjunto cerrado
Reemplazar la vigilancia presencial por un modelo de seguridad automatizado o de portería virtual, es una de las decisiones significativas para los copropietarios de una propiedad horizontal, algo que requiere asesoría de expertos, una correcta evaluación y planificación tanto de los equipos y dispositivos en el sistema así como de su ubicación y funcionalidad; aunque el incentivo principal se centra en la muy significativa reducción de las cuotas de administración, incluso reduciendo msignificativamente los costos sobre una vigilancia hibrida (presencial por un rango de horas durante el día), dar este salto a la automatización integral de la seguridad sin un diagnóstico previo realizado por expertos y con las medidas adecuadas, puede resultar en un sistema ineficiente y con muchas brechas de seguridad.
La planificación y la correcta evaluación mediante un estudio de riesgos para garantizar la seguridad con las mejores condiciones posibles, es realmente muy importante, y el diagnóstico de riesgos debe ser exhaustivo, evaluando las condiciones actuales del conjunto residencial en 5 dimensiones clave:
[1] - Vulnerabilidad del perímetro y la infraestructura física
La tecnología no puede compensar las fallas arquitectónicas, ni los diseños de una infraestructura que facilitan el trabajo de los ladrones, pero por supuesto, la evaluación correcta permite establecer medidas para corregir dichos problemas con elementos de seguridad como por ejemplo cercas eléctricas, por ello antes de instalar cámaras o biometría, se debe auditar el estado físico de la copropiedad en general para identificar las posibles vulnerabilidades y riesgos para la copropiedad y sus residentes.
Puntos de acceso no controlados: Identificar si existen muros bajos, estructuras cerca de los muros que permitan un fácil escalamiento directo o mediante escalera humana, propiedades colindantes cuyas estructuras faciliten el accionar de los ladrones, rejas deterioradas o zonas colindantes (como lotes baldíos o parques) que faciliten el escalamiento.
Iluminación deficiente o inadecuada: Las cámaras actuales tienen excelentes características, como aquellas que poseen visión nocturna, este tipo de dispositivos son una excelente herramienta de vigilancia que ofrece grandes ventajas, pero toda cámara tienen límites, por ello se debe mapear la iluminación perimetral para obtener el mejor rendimiento de las cámaras tanto de día como de noche, para identificar problemas de iluminación, tanto como la iluminación deficiente, como el exceso de iluminación o bien, iluminación que puede afectar las cámaras para la correcta identificación de personas, placas, etc; este tipo de procesos también también se debe realizar en zonas comunes como parqueaderos, sótanos, pasillos y corredores para que los sistemas de videovigilancia analítica puedan cumplir sus funciones correctamente.
Mal estado de las puertas y talanqueras: un sistema de seguridad con apertura remota es inútil si los brazos mecánicos de los portones vehiculares o los cierrapuertas peatonales están desgastados y no cierran adecuadamente luego de cada apertura.
Equipos de vigilancia obsoletos o con fallos: es común encontrarse con equipos de vigilancia de 20 o 30 años, con cámaras con problemas, ángulos de visión bastante limitados, DVRs con problemas para la grabación, con pocos días de almacenamiento porque en algún momento se aumentó el número de cámaras de vigilancia (si es que el caso no es que faltan cámaras como también es común) y el sistema de grabación DVR o NVR no almacenan más de 2 o 3 días, sumado a que el formato de almacenamiento de video del sistema de grabación ni siquiera es H.264 (AVC o MPG-4) que ofrece una mayor compresión de los archivos de video para su almacenamiento en un disco duro, aun cuando hoy en día existe el formato H.265 (HEVC) que ofrece una mayor comprensión del video de gran calidad, un 50% más optimizada respecto del formato H.264.
[2] - Desconocimiento de la dinámica en el flujo de personas y vehículos en la copropiedad
Un conjunto cerrado de 20 casas funciona muy distinto a un edificio de 200 apartamentos, por ello el sistema debe estar acorde a las necesidades de cada tipo de edificación, de la dinámica de la copropiedad y en el cómo viven las personas, puesto que los requerimientos serán diferentes en casos como por ejemplo, si el edificio permite el uso de viviendas para renta de corta instancia y por supuesto, en aquellos casos donde hay residentes inquilinos y no todos son propietarios que residen dentro del edificio, esto claro, sin contar con el estilo de vida en cada vivienda, por ello se debe analizar:
Volumen de visitantes y terceros: cuantificar el flujo diario de domiciliarios, personal de aseo, contratistas de obra y rutas escolares es necesario, el diagnóstico debe definir cómo se gestionará este volumen sin un guardia físico que anuncie, registre y autorice el ingreso, lo cual también permitirá establecer las reglas y medidas que se deben adoptar en cada copropiedad en particular.
Recepción de paquetería: con el auge del comercio electrónico, los vigilantes físicos terminan actuando hoy en día como recepcionistas logísticos de paquetería, por lo cual se debe analizar si el edificio cuenta con el espacio físico para instalar casilleros inteligentes (lockers), o un cuarto seguro para correspondencia guiado por cámaras y un operador de seguridad desde la central de alarmas o bien, que sean los propios residentes quienes deban atender la recepción en el caso que el conjunto no cuente con un conserje que pueda encargarse de dicha recepción.
Perfil demográfico: evaluar si hay una alta población de adultos mayores que puedan tener dificultades con el uso de aplicaciones móviles, códigos QR o lectores de huellas, así como también establecer reglas claras para los menores de edad, lo que en general deben estar siempre supervisados por un adulto responsable.
Uso de suelos permitido: Si la copropiedad tiene permitido el uso de viviendas bajo el modelo de rentas de corta instancia, debe tener consideraciones de seguridad adicionales que en los casos que la copropiedad no lo permite, no obstante, que ciertamente en casos donde no se permite la renta de corta instancia, también se deben tomar medidas tanto de procesos de revisión, como de colaboración de la propia comunidad de la copropiedad.
[3] - Falta de redundancia tecnológica
Como ya lo mencionamos antes, la automatización de la seguridad en el caso de la portería virtual depende de que los equipos nunca se apaguen y nunca se desconecten, y si bien esto es algo que toma alta relevancia en la automatización sobre todo en el caso de los controles de acceso, este tipo de garantías de funcionamiento del sistema de seguridad es algo que se debe contemplar en cualquier sistema en la actualidad, tanto para mantenerlo activo en el caso de un corte del suministro eléctrico, como para tomar las medidas preventivas en el caso que sea necesario y activar los protocolos respectivos.
Respaldo eléctrico: contar con una planta eléctrica o sistemas de UPS que brinden autonomía por un rango de tiempo adecuado (una hora o más) a los dispositivos de seguridad, de acceso y de conexión a Internet
Conectividad redundante: evaluar la viabilidad de instalar canales de internet dedicados y redundantes, como por ejemplo, contar con sistemas que permitan conexión a Internet mediante un proveedor de Internet vía modem, así como uno de respaldo que permita la conexión mediante 5G, esto, para evitar que una caída de la red local por cualquier tipo de fallo que se pudiera presentar, deje al conjunto incomunicado.
[4] - Falta de análisis financiero y de evaluación real de costos
Existen varios errores que nos encontramos cuando se habla de automatización de la seguridad, como por ejemplo aquellos que asumen que el sistema tiene que hacer cosas que incluso las personas que ejercen la vigilancia de seguridad no pueden hacer y fácilmente pueden asumir que se sucedió o bien, que un delincuente podría identificar previamente sin muchos problemas cuando se hace algo genérico.
Un ejemplo de ello es esperar que el sistema de seguridad adivine si cuando se está ingresando en un vehículo hay una persona extraña a modo de «secuestro» para ingresar a la vivienda, algo que incluso ni siquiera un vigilante de seguridad presencial podría conocer salvo que hubiera un código específico con dicha persona, por lo cual cada guarda de seguridad tendrían que saber el código de cada uno de los residentes lo cual sería algo simplemente inviable, y sumemos que hay rotación de vigilantes.
Otro de los errores que nos encontramos es la creencia en que la automatización reducirá los costos a cero, algo que en muchos casos se sucede por malas asesorías cuando dicen que luego de instalar el sistema, los costoso serán casi cero, que solo sumará lo que consuman en la factura eléctrica porque ya la seguridad queda en manos de “la administración”, pensando que con ello será el administrador el responsable de estar al tanto 24/7 o “a ratos” del sistema confiando que cada que haya una alerta lo atenderá, lo cual ciertamente es una falsa ilusión de seguridad, y este tipo de falacias de seguridad es algo que con una correcta evaluación, orientación y diagnostico se desmitificará.
Inversión inicial, mantenimiento, gestión y monitoreo: calcular el costo de adquisición de los equipos (cámaras IP, citofonía virtual, controles de acceso, etc.), evaluar los aspectos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el monitoreo y compararlos con los costos mensuales de la vigilancia presencial.
Tarifas de monitoreo: para mejorar la seguridad, el servicio de vigilante remoto virtual se convierte en gran plus para el sistema de seguridad de la copropiedad, recordadando que la supervisión de un sistema de seguridad no puede ser asumido por particulares externos, ni del conjunto, así como no puede ser asumido por un adminitrador, debido a que las funciones de seguridad y monitoreo del sistema solo pueden ser desempeñadas por empresas de vigilancia acreditadas ante la SIC como lo determina la ley, además de que hay razones de privacidad
Por ello, esto se debe contemplar dentro del costo de la seguridad, que si bien bajará muy significativamente respecto de una vigilancia presencial y ofrecerá un ahorro mensual y anual acumulado bastante significativo, no se puede solo asumir que el sistema de seguridad deberá quedar «huerfano» y esperando que las funciones de gestión, evaluación y seguimiento de los eventos reportados del sistema queden «a su suerte».
Es importante también evaluar el riesgo de tener un sistema de seguridad, en un proceso de automatización, sin el monitoreo desde la central de alarmas bajo una idea equivocada sobre la cual se dice que “las cámaras se encargaran de disuadir porque tienen IA”, recordemos que la IA es una herramienta más que ayuda a filtrar, que puede ayudar a emitir alertas más efectivas, que puede ayudar a tomar acciones en ciertos casos pero que ante un evento delincuencial, las acciones de expertos en seguridad entrenados son determinantes para una reacción temprana, para una oportuna orientación de las autoridades y para evitar que se causen daños mayores hacia la copropiedad o incluso, hacia la integridad de las personas.
[5] - Falta de marco legal y cultura de convivencia en seguridad
El marco legal de un sistema de seguridad debe existir en cualquier copropiedad, con el solo hecho de que exista un sistema de cámaras de vigilancia o controles de acceso, pero no se debe olvidar que la transición de un sistema de vigilancia presencial a un sistema de portería remota puede requerir modificar también aspectos propios de la normatividad vigente, lo que requiere de un blindaje jurídico y por supuesto, también de un cambio en la mentalidad de los residentes en ciertos casos.
Privacidad y protección de datos: Al implementar reconocimiento facial, lectura de placas vehiculares o registro de huellas, la administración pasará a recolectar y almacenar datos biométricos, algo que por supuesto se sucede simplemente con el solo hecho de tener cámaras de vigilancia que vigilen cualquier zona común de la copropiedad, pero el diagnóstico debe incluir la creación de políticas de tratamiento de datos personales alineadas con la ley y con los dispositivos que se utilicen.
Actualización del manual de convivencia y reglamento de copropiedad: realizar cambios en el modelo de seguridad de la copropiedad, produce cambios naturales en las reglas de la copropiedad, lo que se debe ver reflejado en los manuales de conductas y las sanciones respectivas, como por ejemplo para aquellos casos donde ciertas conductas antes eran controladas por el vigilante de turno, como el estar pendiente de que la puerta quedara cerrada lo cual era su responsabilidad, algo que con el cambio de la automatización se convierte en responsabilidad de los residentes o responsables del ingreso de terceros, incluso si existiese un sistema de cierre automático de la puerta, o de aviso automático de “puerta abierta” como medida de seguridad ante dichos casos, sin contar claro con el uso inadecuado de los dispositivos, el daño de los mismos entre otros casos.
Conciencia sobre situaciones delincuenciales vs condiciones de seguridad: muchos creen que un vigilante en la portería evitará un robo, pero en las noticias hemos visto cantidad de casos donde aun con vigilantes en la portería, los robos se suceden, porque no se concientiza que, cuando los ladrones van a ingresar a una copropiedad, buscaran hacerlo aprovechando las falencias que las propias personas generan, que engañan al vigilante de turno, o bien, que cuando van a robar simplemente intimidan u amenazan al vigilante para que este no pueda reaccionar y dar aviso a las autoridades, sin contar claro que las condiciones de seguridad de los propios vigilantes, no son las adecuadas, es decir, no están dentro de una portería que tenga blindaje, no pueden bloquear las puertas y estas no son de vidrios lo suficientemente resistentes para retener a los ladrones, etc.
Lo anterior, es otro de los errores que se suceden cuando las personas no están conscientes de la realidad de la seguridad que tienen en sus conjuntos u edificios, y por ello se habla de una «ilusión de seguridad» cuando se cree que esta, la seguridad de la copropiedad, está en razón de una sola persona, porque ciertamente para cualquier persona es mejor confiar en que se está «seguro» y nada pasará, hasta el momento en que esto cambia a causa de un robo.
Seguridad con ahorro y buenas prácticas siempre es lo mejor
Es importante recordar que la seguridad en la copropiedad, también requiere que desde la propia P.H. se establezcan los diferentes protocolos de seguridad publicados y continuamente socializados, así como los manuales de convivencia, y todo lo respectivo al reglamento de propiedad horizontal con las medidas sancionatorias, esto como parte de la educación de los residentes sobre sus acciones y la supervisión de los visitantes.
Siempre recordar que la seguridad no depende unicamente de los dispositivos técnologicos, así como no depende únicamente de que existan las puertas para evitar que no ingrese cualquier persona, es un proceso continuo que en cabeza de la administración, porque los ladrones solo necesitan una oportunidad y siempre la están buscando, y cuando saben que la seguridad es solo una palabra sin ningun efecto real, los ladrones aprovecharán las oportunidades que se les den por negligencia, exceso de confianza, falta de gestión, deficiencias o descuido.
Automatizar la seguridad de un edificio o conjunto cerrado es visto por algunas personas como un problema, porque no quieren salirse de su comodidad ni cumplir con protocolos de seguridad, porque creen erroneamente que la responsabilidad de la seguridad recae solo sobre el vigilante de seguridad presencial que está sentado en una portería (el error más grande que existe), pero también es un error pensar que la automatización de la seguridad es “la solución definitiva” porque ya el vigilante presencial al no estar, no podrá ser intimidado o no podrá ser fácilmente engañado, las soluciones tecnológicas son una herramienta de gran ayuda, que no solo ofrecen un ahorro muy significativo, también permite realizar trazabilidad, registro y verificación, pero para que esto funcione como parte un todo, y el ecosistema de seguridad sea verdaderamente robusto, debe existir un equilibrio entre la tecnología actualizada, la educación de las personas y principalmente de los residentes en una cultura de seguridad en la copropiedad, una administración que gestione y audite activamente el sistema y por supuesto, de que exista un monitoreo 24/7 desde expertos en seguridad, algo que en Alamar llevamos más de 4 décadas haciendo.
Cuando el uso de la tecnología no está respaldada por buenas prácticas tanto de los residentes, como por parte de la administración de la copropiedad, la cual debe ser rigurosa y metódica, cualquier sistema de seguridad tendrá brechas, vulnerabilidades y afectaciones, por eso nuestro llamado a la concientización al interior de los conjuntos y edificios, cerrar las brechas de seguridad, a evaluar correctamente los riesgos y por supuesto, ante la automatización de la seguridad con una solución como el vigilante remoto virtual, que se esa comodidad que general la automatización, no se convierta en un riesgo para la copropiedad y por el contrario, se convierta en un potenciamiento de la seguridad de todos.
En Alarmar somos una empresa experta en brindar soluciones de automatización y vigilancia virtual a la medida.
Contáctanos y nuestros expertos te orientarán en la mejor solución para aumentar la seguridad y ahorrar en tu conjunto cerrado u edificio
