Cómo implementar exitosamente la portería remota inteligente en edificios y conjuntos, retos y consejos
La portería virtual es una solución que ayuda a edificios, condominios, urbanizaciones, y a cualquier tipo de conjunto cerrado a aumentar su seguridad, y a reducir costos en el presupuesto de una copropiedad y reduciendo la cuota de administración, así como a incrementar la eficiencia y el control.
Esta es una solución que facilita su asimilación por parte de los residentes por su simple funcionamiento, versatilidad y capacidad de simplificación, gracias a que utiliza medios tecnológicos que son comunes en nuestro día a día y fáciles de comprender, tales como, tarjetas para el acceso (como si fuera una tarjeta de crédito con tecnología sin contacto), controles remotos, o usar una aplicación en el teléfono celular (Smartphone), entre otros.
La implementación de la portería virtual puede tener algunos retos superar y desde ALAMAR vamos a contarte alguna de esas barreras y como superarlas para lograr una implementación exitosa, incrementando la seguridad y además, logrando ese ahorro que tanto necesitan los copropietarios.
¿Qué es la portería remota o portero remoto?
La portería virtual es una solución tecnológica que utiliza dispositivos de videovigilancia, control de acceso, dispositivos de alarma e intercomunicación, con lo cual se gestiona, controla y registra el acceso al edificio o conjunto sin necesidad de que exista un portero presencial en los diferentes accesos, una solución que permite atender el ingreso remotamente desde nuestras centrales de alarmas y además validar y|o registrar el ingreso de residentes y visitantes autorizados por residentes al conjunto u edificio.
En algunos casos se puede pensar se trata solo de automatizar el acceso a la portería del edificio o el conjunto, pero la portería remota ofrece mucho más, permite la interacción mediante video y audio, el monitoreo, así como un completo registro de eventos con identificación en conjunto con un sistema de seguridad, y con total adaptabilidad a diferentes estructuras y diseños que se pueden encontrar en las copropiedades, por ejemplo, conjuntos con múltiples accesos peatonales y vehiculares, o edificios con solo un acceso peatonal y vehicular, que cuentan también con zonas internas de acceso restringido u de acceso por horarios como en el caso de piscinas, saunas o gimnasios entre otros.
Ampliar la percepción de seguridad
Comprender lo que le ofrece una solución como el portero remoto inteligente al conjunto tanto para sus residentes como para sus empleados u proveedores es importante, porque permite un cambio en lo que se conoce como la percepción de seguridad.
Cuando en una urbanización o condominio, desde un principio existe un sistema de portería virtual, los residentes fácil y rápidamente asimilan la dinámica de su funcionamiento y lo aceptan, entienden como este sistema les ayuda a incrementar su seguridad y también a ahorrar, pero cuando un conjunto está bajo el modelo de portería presencial con un guarda de seguridad privado, la transición puede ser un tanto difícil para algunas personas que se han acostumbrado y tienen una percepción de seguridad, y tal vez, se han acostumbrado a algunas cosas que no son propias de las funciones de seguridad en las labores de un vigilante.
La percepción de seguridad es un tema que hay que saber tratar, comprender y explicar, por ejemplo, cuando un edificio que no tiene un vigilante como portero, coloca cámaras de seguridad, las personas tienden a pensar que ahora están «más seguros», pero las cámaras de seguridad cuando no están debidamente gestionadas y monitoreadas, no ayudarán a prevenir y|o reaccionar rápidamente ante una intrusión o emergencia que pudo detectarse, por ejemplo:
De nada sirve que los residentes tengan un botón de pánico que usan en el caso de una emergencia u acción violenta al interior de la copropiedad, si nadie está monitoreando las alarmas del sistema de seguridad, ya sea porque el administrador del edificio quien gestiona las alarmas del sistema se encuentra ocupado y lejos de su Smartphone, o se encuentra dormido porque el evento se sucede en horas de la noche o de la madrugada.
Cuando se suceden eventos que pueden afectar la seguridad y el vigilante en portería, encargado del sistema de cámaras y alertas, está por fuera de su puesto porque un residente le dijo que hiciera unas compras o que le llevara un paquete, cuando se distrae por estar hablando con personas, o cuando el vigilante está en portería, pero no existe sistema de seguridad con cámaras que monitorear, siendo este último caso bastante común en copropiedades que no han realizado la legalización de la personería jurídica y no pueden instalar un sistema de cámaras de vigilancia, porque al hacerlo automáticamente vulneraría la ley 1581 de 2012.
Es en este tipo de casos cuando los robos y acciones vandálicas entre otras, se suceden al interior de los conjuntos mixtos y residenciales con casi total impunidad.
Es importante comprender el cómo la solución de portería remota inteligente incrementará la seguridad del conjunto, reduciendo los aspectos más vulnerables gracias al monitoreo remoto, donde un experto en seguridad atenderá el acceso cuando se requiera, también estará al tanto las 24 horas ante alertas programadas o situaciones de emergencia reportadas u activadas por los residentes.
Comprender de donde surge el rechazo a la automatización de la portería del edificio o conjunto
Cuando se comienza a explorar en el conjunto la implementación de una solución como la portería remota inteligente para cambiar la seguridad privada presencial por un portero remoto atendido y monitoreado desde la central de alarmas, o para reducir la seguridad privada presencial en gran medida, por ejemplo, reducir el número de vigilantes de 3 a 1, es normal que exista un rechazo inicial por parte de algunas personas al cambio hacia una solución de portero remoto, sobre todo porque desconocen el funcionamiento, el nivel de tecnología y como este será gestionado.
Algunos ejemplos de argumentos para el rechazo y comentarios que se generan en las discusiones que se encontrarán la administración de la copropiedad y|o propietarios que están buscando incrementar la seguridad y ahorrar al mismo tiempo son:
- Los ladrones si no ven a un vigilante todo el tiempo pensarán que no hay seguridad y se nos entrarán
- ¿Quién me cargará los paquetes hasta el ascensor?
- ¿Como así que el vigilante no pueda ayudar a cargar los paquetes, hacer aseo o hacer mandados?, ¡No vamos a pagar más de 13 millones al mes solo para que estén sentados en la portería!
- Si el vigilante no está, se nos va a llenar esto de personas que van a venir a pedir plata y cosas y nos van a dañar la entrada y la tranquilidad
- Sin vigilante, nadie va a avisar cuando traten de entrarse al conjunto a robar
- Sin vigilante, nadie estará pendiente de que no se metan al conjunto saltando las rejas
- ¿Cómo quieren que si encañonan al vigilante este haga algo?, ¡no, el vigilante está para que lo vean, pero si le apuntan con un revolver no tenía otra opción que abrirles!
- Es que el vigilante que estaba esa vez no era muy inteligente, se dejó engañar y se le entraron y por eso fue que nos robaron.
- Pero yo creo que trescientos mil peritos mensuales que todos pongamos para tener el vigilante en la portería no es mucho, eso cualquiera lo puede pagar
- Mi mamá tienen 90 años, a duras penas toca un celular, ¿cómo va a hacer para entrar si nadie le va a abrir?
- ¿Quién me va a recibir los paquetes?, ¡nos va a tocar salir todo el tiempo a recibir los paquetes!, ¿y si uno no está quien recibe los paquetes?, uno baja por los domicilios de comida, ¡pero no por los paquetes!
Como los anteriores ejemplos, podrían escribirse muchos más, pero es importante comprender que a ese tipo de argumentos, comentarios o formas de rechazo se les puede dar solución sin mayores problemas, en la mayoría de ellos, una solución de portería remota como la que ofrecemos en ALARMAR podrá superarlos sin problemas, pero por supuesto en otros casos, como el de la señora de una edad muy avanzada (de los 90 años), se deberá hablar concientizando a la persona que las personas de edad avanzada, así como los niños, cuando salgan siempre lo mejor deberán estar acompañados por una persona responsable para cuidar su salud.
¿Por qué falla la aceptación de una solución que permite ahorrar e incrementar la seguridad?
El funcionamiento de una solución de automatización de la seguridad de un edificio o conjunto se fundamenta en 3 pilares, Un sistema Confiable, robusto y flexible, la gestión de la administración y las acciones de los residentes, pero para poder llegar a una implementación exitosa requiere superar varias barreras iniciales que se pueden encontrar, por ejemplo:
- La principal razón en la negativa y rechazo a la automatización de un edificio o conjunto, se sucede por el gran desconocimiento que existe sobre como funciona esta solución, sus beneficios, la simplicidad de su funcionamiento en la interacción con los residentes y el cómo esta solución se presenta para superar los retos y rechazos pre-existentes así como los que puedan surgir.
- Se genera un rechazo porque las personas no logran entender como funciona el sistema, qué ventajas ofrece tanto en disuasión, monitoreo, gestión remota, así como lo importante que es el registro íntegro que este sistema ofrece.
- Otra razón para el rechazo, tiene que ver con el ingreso de visitantes, porque las personas creen que en cada caso se tendrá que acudir directamente a la portería, como cuando se tiene que recibir un domicilio de un restaurante.
- La otra razón es la falta de información que permita dimensionar claramente los beneficios, las personas no logran visualizar el ahorro significativo y acumulado de hasta el 60% el primer año, y hasta un 80% en los años subsecuentes (No olvidemos que del presupuesto en copropiedad, entre un 60 y un 80% se corresponde con el servicio de vigilancia presencial).
Como superar las barreras para una aceptación e implementación exitosa
Veamos algunos consejos a tener en cuenta que pueden ayudar a que los conjuntos logren rápida y fácilmente una aceptación de la solución de la portería remota inteligente.
Estrategias previas de socialización y conscientización
Lo primero que se debe tener en cuenta antes de comenzar el proceso, es tener muy clara la diversidad de la población propietaria y residente en el conjunto cerrado, y esto es importante, porque las personas jóvenes, así como adultos entre los 30 y 45, serán mucho más receptivos a las nuevas tecnologías, porque es bastante probable que algunos de ellos estén usando sistemas similares en sus empresas o lugares de trabajo entre otras razones, y de hecho, pueden ayudar a que otras personas en el conjunto lo asimilen de una forma más simple.
Una buena estrategia, antes de tratar este tema en una asamblea de copropiedad, puede ser comenzar a tocar el tema con personas que entiendan los beneficios de este tipo de soluciones, hacer reuniones previas para evaluar y socializar el sistema para luego poder comenzar a acercarse a más copropietarios, sobre todo, aquellos que están altamente interesados en reducir las cuotas de administración (expensas comunes), ¿en qué conjunto no se ha escuchado que los servicios públicos han aumentado en los últimos 3 años más de un 35%?, ¿qué las cosas se han encarecido hasta un 45%?.
Este tipo de solución con los ahorros acumulativos que representan, podría incluso ayudar a reducir las tasas de morosidad en la copropiedad, pero es muy buena idea apoyarse desde el primer momento en un grupo de personas que comprendan los beneficios que ofrece ayudando a incrementar la seguridad y reduciendo los costos, y son quienes generarán un ambiente positivo para la asimilación, transición e implementación del nuevo sistema.
Algunos puntos a tener en cuenta en los que la solución pueda ser vista como negativa porque requieren de vigilancia presencial son:
- Una reja perimetral baja que solo funciona como barrera física simple, sin sistema de cámaras y sistema de defensa activa disuasoria, con alarmas (sin olvidar los avisos) que permitan anticiparse a una intrusión y tomar las acciones oportunas.
- Una zona de acceso semi-abierta y mixta (acceso peatonal y vehicular) diseñada para tener vigilancia presencial 24/7 y uno o dos vigilantes haciendo rondas por el conjunto.
- Cuando haya un corte de electricidad (el sistema de la portería remota no se desactiva).
- Conjuntos con portería y múltiples torres que permiten el ingreso de domiciliarios hasta la torre específica (se establece control de acceso en las torres)
Casos como los anteriores, una solución de portería remota integral como la nuestra podrá solventar perfectamente con el estudio previo y con las características propias que ofrece el sistema.
Tener claro cuál es el valor mensual y total en el año del servicio de vigilancia presencial en el conjunto, haciendo una comparativa con el ahorro que representa tanto en el primer año, como en una proyección a 2, 3 o 5 años y como esto podría beneficiar a sus residentes y|o al conjunto en los diferentes Coeficientes de Copropiedad (mostrando ejemplos prácticos).
Mostrar de forma clara como la inversión inicial se puede librar en 4 o 6 meses, mostrando como se fortalece, actualiza y moderniza el sistema de seguridad (si fuera necesario), las modificaciones estructurales que pudieran tener lugar (cercas eléctricas perimetrales inteligentes, cámaras nuevas, alarmas perimetrales, casilleros de paquetería y mensajería), así como la automatización de los accesos peatonales y vehiculares para un ingreso ágil y seguro.
Este tipo de medidas y acciones, tanto de exploración, comunicación, pueden ayudar muchísimo a lograr una amplia aceptación antes de llevar el tema a una asamblea de copropietarios y lograr una implementación exitosa de la automatización del edificio o conjunto.
En ALARMAR, nuestro equipo de expertos está dispuesto para brindarte la asesoría que necesitas en las necesidades específicas de tu edificio o conjunto para que incrementes tu seguridad y tranquilidad y logren ese ahorro tan deseado en los presupuestos y gastos de edificios y conjuntos.
Preparar el tema para ser expuesto y tratado en asambleas de copropietarios
Prepararse muy bien y con una presentación completa y clara para tratar el tema ante la asamblea es muy importante, una presentación que incluso pueda anticipar las preguntas y cuestionamientos de los copropietarios que no conozcan del tema, enfocándose siempre en la parte positiva, en evitar conflictos personales, en señalar los puntos relevantes y más fuertes y también, en mostrar que se está preparado para resolver las inquietudes y posibles aspectos negativos que reflejarán la incertidumbre propia de un cambio y|o el rechazo natural a lo que se desconoce.
Es muy posible que asamblea de copropietarios (no necesariamente decisoria) surjan preguntas de diferentes índoles, por ejemplo:
- ¿Que sucederá cuando la puerta peatonal o del garaje quede abierta?
- ¿Cuándo se vaya la electricidad o se caiga el internet quedaremos desconectados?
- ¿Qué sucederá si alguien trata de ingresar por la fuerza al no ver un vigilante en la portería?
- ¿Cuánto se demorará la persona que atienden desde la central de alarmas para atender la portería?
- ¿Tengo que memorizar una clave para entrar?
- ¿Cómo va a saber la persona de la central de alarmas que yo vivo en el conjunto?
- ¿Cuánto tarde en responder desde la central de alarmas cuando se toca el timbre en la portería?
- ¿Cómo van a saber los visitantes como ingresar si ya no habrá vigilante?
- ¿Qué sucederá si el dispositivo en la portería tiene una falla?
- ¿Funcionará la entrada si está lloviendo muy fuerte?
- ¿Quién me va a llevar los paquetes hasta mi apartamento?
- ¿Qué sucede si pierdo mi control o Tag para ingresar al conjunto?
Dudas e inquietudes como las anteriores, se resuelven fácilmente con la asesoría y el conocimiento del sistema que tienen nuestros expertos en ALARMAR, como por ejemplo, en el caso de la recepción de paquetes, lo cual si el residente no se encuentra en el conjunto o no puede recibir el paquete directamente por alguna razón, la solución integral que tenemos en ALARMAR para el conjunto puede incorporar la transformación de la portería en una ubicación gestionada, vigilada y monitoreada con casilleros con código para la recepción de paquetería.
Algo importante hacia la presentación de la solución en el conjunto para su aprobación e implementación, es resalatar el cómo el sistema de la portería remota inteligente ayuda a disminuir grandes riesgos y vulneraciones, más aún si se han sucedido antes (robos, intrusiones, vandalismo u otros), por lo que siempre es bueno recalcar como la solución incrementará la seguridad con sus características que se traducen en ventajas, beneficios y valor agregado; veamos algunos de los riesgos y ventajas:
Riesgos
- Riesgos propios de la actividad de la vigilancia presencial humana en portería, tales como intimidaciones, engaños y distracciones, entre otros.
- Con la portería humana, se requiere un rígido control y seguimiento y cuando este seguimiento falla, o se ve saturado, las vulnerabilidades y riesgos de que terceros lo aprovechen para robar se incrementan fuertemente porque los ladrones también están mirando la actividad.
- Con la portería humana, existen riesgos de fugas de información por acción, descuido u omisión, lo que permite que terceros tengan acceso a información privilegiada del conjunto, información privada de sus residentes, sí como rutinas y actividades.
- Existen riesgos de filtración de información y vulneraciones a la privacidad por descuido o acción cuando existen problemas entre residentes o propietarios, y el vigilante toma partido filtrando información o dando acceso a la misma.
- Control de acceso con video verificación, con audio integrado y registro de los eventos.
- Atención rápida y en pocos segundos.
- Versatilidad y comodidad en el acceso.
- Acceso vehicular rápido y eficiente.
- Reducción muy significativa de los costos de seguridad, optimizando el personal presencial en sus funciones cuando este sea necesario según el tamaño del conjunto.
- Solución que se puede instalar en cualquier tamaño, estructura u conformación de un conjunto cerrado u edificio.
- Segmentación de la información y de la posibilidad de acceso u exposición
- Expertos en seguridad altamente capacitados en el monitoreo remoto, la gestión, atención del sistema y control de ingreso.
Las reuniones previas serán de gran ayuda para mostrar como funciona el sistema, instructivos con videos y ejemplos prácticos que muestren la versatilidad del sistema, funcionalidad y facilidad, así como lo correspondiente a la transición hacia la reducción del personal de vigilancia presencial.
En ALARMAR sabemos lo importante que es la usabilidad y facilidad cuando se trata de medidas de seguridad, por eso contamos con soluciones que se integran fácilmente a la tecnología con la que cada uno de nosotros contamos a la mano y que nos hacen más cómodo y seguro nuestro día a día.
Aportamos valor a tu seguridad y tu tranquilidad
