Los sistemas de seguridad y videovigilancia en la copropiedad y la importancia de ley 1581 de 2012

 

En ALARMAR somos expertos en evaluar, desarrollar, implementar e instalar sistemas de seguridad electrónica para cualquier tipo de conjunto residencial que requiera un sistema de seguridad privada con cámaras de vigilancia e incluso, la automatización del control de acceso al proyecto residencial u edificio con funcionalidades y características que incrementan la seguridad, nosotros sabemos lo importante que es tu tranquilidad y colocamos todo el conocimiento y experiencia al servicio de nuestros clientes, es por eso, que queremos transmitirte parte de nuestra experticia dándote a conocer otro tema muy importante que se debe tener en cuenta en una Propiedad Horizontal (P.H.) y que está total e intrínsicamente ligado en la actualidad a un sistema de seguridad y su puesta en funcionamiento, como lo es la ley 1581 de 2012.

Un sistema de videovigilancia con cámaras de seguridad en un edificio o conjunto cerrado siempre será una herramienta primordial y necesaria para cuidar tanto de quienes residen en la urbanización o condominio, así como de los bienes inmuebles, por supuesto sabemos que la seguridad no se obtiene solo por tener un sistema de cámaras de vigilancia, puesto que las cámaras son solo una herramienta y parte de un sistema que tiene un componente humano, por eso es necesario establecer procedimientos y normas que se deben cumplir por parte de quienes habitan el edificio o conjunto residencial, por supuesto es importante contar con un sistema de seguridad instalado en la propiedad horizontal (P.H.) que permita vigilar las zonas comunes, el acceso y el perímetro del conjunto residencial de una forma eficaz, por lo mismo, antes de avanzar sobre aspectos que tienen relación con ley de protección de datos 1581 de 2012 (Ley de Habeas Data), recordemos las ventajas y los beneficios.

Ventajas de un sistema de cámaras de seguridad y la videovigilancia residencial

Los sistemas de cámaras de vigilancia en los hogares y en los conjuntos residenciales colombianos es algo a lo que las personas cada día le dan más importancia, toda vez que estos nos ofrecen un nivel de seguridad superior gracias a sus capacidades tecnológicas y a lo que sus características nos permiten en la actualidad, como por ejemplo, monitorear y vigilar nuestros hogares desde cualquier lugar, por supuesto, la cámaras con su sola presencia tienen un efecto disuasor entre muchas otras ventajas y beneficios para incrementar significativamente la seguridad en donde vivimos.

Ventajas

• • Identificación de usuarios
  • Registro de acceso con usuario
  • Acceso restringido a zonas específicas (para conjuntos con oficinas u bloques de edificios o incluso viviendas), mediante control de acceso auditado, control de acceso no auditado o control de acceso remoto.
  • Alertas en tiempo real de eventos (accesos, alarmas, alertas de fuego, humo u otras)
  • Integración de múltiples sistemas y tecnologías de seguridad (Vigilancia, Acceso, Detección de incendios, alarmas perimetrales, etc.)
  • Respaldo con evidencias documentadas ante requerimientos judiciales
  • Respaldo documentado ante afectaciones de vandalismo en la copropiedad
  • Respaldo documentado ante delitos o intrusiones
  • Conectividad de múltiples vías (Wi-Fi y Cableado)
  • Monitoreo y control remoto directo
  • Conexión con central de alarmas para monitoreo de los sistemas
  • Adaptabilidad ante cualquier tipo de condiciones particulares
  • Escalabilidad de los sistemas
  • Imágenes de alta definición
  • Cámaras con visión nocturna a color incluso con bajas condiciones de iluminación
  • Verificación de alarmas de forma remota para mayor seguridad
  • Rápida reacción alertando a las autoridades policiales
  • Rápida reacción alertando a los organismos de emergencia

Beneficios 

• • Incremento significativo de la seguridad
  • Alto nivel de disuasión para ladrones e intrusos
  • Incremento de la tranquilidad dentro del conjunto residencial
  • Control eficiente del acceso
  • Aumento de la capacidad de identificación de visitantes con registros con fecha y hora e identificación biométrica (fotografía)
  • Agilidad en el ingreso
  • Ingreso seguro
  • Optimización de los costos de seguridad mixta (física con personal humano y medio tecnológico) reduciendo la necesidad de personal y potenciando su accionar
  • Optimización de costos de seguridad para edificios y conjuntos pequeños mediante soluciones de monitoreo
  • Bajo costo de los sistemas y dispositivos (ya no se requieren grandes inversiones y se obtiene muchos más beneficios con mejores características y funcionalidades)
  • Rápida reacción ante emergencias, intrusiones y otros eventos

Otras razones por las que se necesita un sistema de seguridad y vigilancia en una P.H.

En la actualidad podemos ver como se presentan otras situaciones que pueden generar intranquilidad sobre las condiciones de seguridad, algo que tienden a presentarse mayormente en los edificios pequeños y medianos que no poseen seguridad privada (vigilante o guarda) para controlar el acceso por los altos costos que esto implica.

• • La P.H. se ve expuesta al acceso constante de personas a causa de la renta temporal de una unidad residencial, como es el caso de apartamentos que son utilizados en modelos de arrendamiento por días bajo plataformas como AIRBNB, lo cual genera un alto nivel de intranquilidad en los residentes y otros propietarios cuando no se cuentan con las medidas y condiciones de seguridad necesarias desde el conjunto cerrado.

Para tener en cuenta: La administración o junta de propietarios de la copropiedad debe verificar que se esté contando con los permisos expedidos por el gobierno para el prestador, el registro nacional de turismo sin perder de vista el tratamiento de datos de los residentes temporales, además, que se estén dando cumplimiento a las disposiciones sobre seguridad establecidas en el reglamento interno de la propiedad horizontal, como por ejemplo, cuando se establece que el propietario que arrienda un apartamento al entregar las llaves de acceso al edificio a un tercero, debe cambiar la clave del acceso al conjunto residencial, así como de cualquier chapa de acceso común del conjunto cerrado a la que haya tenido llaves de acceso el inquilino que termina su arrendamiento, lo cual es normal para casos donde en el edificio no hay guarda de seguridad.

• • Cuando no se toman medidas para garantizar la seguridad de la copropiedad y tranquilidad de los residentes, uno de los casos es por ejemplo, el otorgar las llaves de acceso al conjunto a terceros que pueden disponer fácilmente de estas (sacar copias) minando los niveles de confianza en la P.H. en su seguridad, como se sucede en procesos de alquiler (agencias inmobiliarias a las que se les entrega el acceso), tercerización del alquiler por parte de un inquilino o también, cuando se le entregan llaves a un vigilante informal para que este tenga las llaves de acceso al conjunto residencial.
  • Robos en el conjunto cerrado a causa del constante ingreso de personas que no pueden ser monitoreadas de forma efectiva por el personal de seguridad privada que opera en las instalaciones.
  • Robos y daños por falta de control, por descuidos, desatenciones y por comportamiento indolente de residentes o visitantes.

 

A continuación, tocaremos algunos puntos en referencia a la ley 1581 de 2012 para que tengas una base informativa con puntos de referencia sobre los que puedas asesorarte más en profundidad, tanto si van a implementar un sistema de cámaras de vigilancia en el conjunto cerrado o incluso, si ya se cuenta con uno.

¿Se puede contratar la instalación de un sistema de videovigilancia antes de implementar los requerimientos de ley en la copropiedad?

Si, la copropiedad puede contratar una empresa como la nuestra para evaluar, diseñar e implementar la instalación de un sistema de seguridad privada con cámaras, no obstante, siempre lo mejor y más recomendable es implementar a la par los requerimientos de ley para poner en funcionamiento el sistema de seguridad en el conjunto residencial.

¿Se puede poner en funcionamiento el sistema de videovigilancia en la P.H. sin implementar los requisitos de ley?

Lo más recomendable es no hacerlo para no asumir riesgos innecesarios, invertir tiempo a la par que se determina implementar el sistema de seguridad en los aspectos del cumplimiento de la ley 1581 de 2012 es lo mejor.

No olvides tener presente lo que ya hemos mencionado antes respecto de conjuntos residenciales que no han realizado la constitución y legalización de la copropiedad.

¿Puedo tener cámaras en mi hogar aun si el conjunto posee un sistema de vigilancia?

Si, la misma ley 1581 de 2012 lo refiere en su artículo 2° respecto del tratamiento de datos en sistemas de cámaras de seguridad y vigilancia en el hogar propio, es decir, en un ámbito exclusivamente personal, doméstico y de la esfera intima del hogar, y no será aplicable los requerimientos de la ley a los archivos (grabaciones, videos, fotos) del sistema de seguridad del hogar mientras que se cumplan los principios estipulados en la ley:

• • No dar acceso a terceros a tu sistema (no importa si es un vigilante contratado por la copropiedad)
  • No distribuir los videos con terceros.
  • Solo podrás suministrar los videos bajo el respectivo requerimiento judicial por la Policía Judicial o por la Fiscalía General de la Nación.
  • Las cámaras de seguridad en tu unidad de vivienda (apartamento o casa), deben seguir los principios de la ley 1581 de 2012 con el respeto a la privacidad e intimidad de los demás residentes y estar en función de la finalidad de lo que compete a un sistema de seguridad.

 

Una solución para incrementar la seguridad de forma integral para tu conjunto residencial y también la seguridad de sus casas u apartamentos

En Alarmar te ofrecemos soluciones para incrementar la seguridad de tu edificio o conjuntos y de cada unidad de vivienda familiar incluso, automatizando el control de acceso con grandes ventajas y funcionalidades, lo cual es ideal en casos tales como:

• • • • Un edificio que no cuenta con vigilante de seguridad privado las 24 horas al día porque ciertamente, no es posible cubrir los costos (más de 10 millones por mes) del valor que genera la inversión en un guarda de seguridad 24/7 – Se puede implementar la automatización de control de acceso con grandes ventajas y funciones integradas para incrementar la seguridad, su integración con el sistema de vigilancia y el monitoreo desde nuestra central de alarmas.
      • Cuando se quiere implementar la automatización del control de acceso para un conjunto residencial, más el sistema de seguridad con monitoreo desde nuestra central de alarmas y además, un sistema de seguridad propio para cada unidad de vivienda así como su monitoreo desde nuestra central de alarmas, esto lo ofrecemos cuando los conjuntos residenciales buscan incrementar la seguridad y además, optimizar significativamente la inversión en seguridad en casos donde los conjuntos residenciales ya no pueden costear la vigilancia privada mediante un guarda o vigilante 24 horas al día por los incrementos en la vigilancia privada, también por el doble aumento (enero y julio) que tendrán los servicios de seguridad privada cada año a partir del año 2023 hasta el año 2026, y también, porque los costos mensuales se pueden incrementar con una reforma laboral del gobierno Colombiano modificando recargos nocturnos y festivos entre otros.

¿Una empresa de monitoreo de alarmas también debe cumplir la ley de Habeas Data?

Si, una empresa de monitoreo de alarmas que tiene acceso a los dispositivos de seguridad como cámaras de vigilancia (un sistema de videovigilancia CCTV con DVR, NVR o HVR) como parte del servicio en un conjunto residencial, también debe cumplir los aspectos de la ley de protección y tratamiento de datos en lo que le corresponde tal y como está consignado en la ley 1581 de 2012.

No se debe perder de vista que, aun cuando un tercero (una empresa de monitoreo de alarmas como la nuestra) esté realizando el monitoreo de un sistema de cámaras de vigilancia y esta empresa cumpla con los aspectos de la ley en lo que le compete, el conjunto residencial y su área o persona responsable, también deben seguir los procedimientos y lineamientos de ley para que un tercero autorizado (la central de alarmas) preste el servicio.

Veamos algunos de los casos que se suceden en una P.H. respecto del acceso y tratamiento de datos:

• • Monitoreo realizado por la central de alarmas & acceso de la persona o área responsable designada por la propiedad horizontal (administrador, administración, área encargada).
  • Monitoreo realizado por la central de alarmas & acceso y monitoreo realizado por uno o más guardas de una empresa de seguridad privada que presta sus servicios en el conjunto residencial & acceso de la persona u área responsable designada por la propiedad horizontal (administrador, administración, área encargada).
  • Acceso y monitoreo de un vigilante de una empresa de seguridad privada que presta sus servicios en el conjunto residencial & acceso de la persona u área responsable designada por la propiedad horizontal (administrador, administración, área encargada).

Es responsabilidad del conjunto residencial en cabeza de su administración o junta de propietarios, tomar los recaudos que estipula la ley con los terceros que tienen acceso a la información del sistema de videovigilancia en el cumplimiento de los requisitos de la ley de tratamiento y protección de datos (Habeas Data).

No debes aplazar la aplicación de la ley de Habeas Data

Es importante invertir tiempo en el conocimiento de las leyes, esto dará tranquilidad para disfrutar de los beneficios del sistema de seguridad sin preocuparse por aspectos que pueden ser poco positivos como lo sería no prestar atención a ello, ya que pueden existir sanciones económicas que se pueden recibir por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como ente facultado por la ley colombiana en el caso de no acatar las disposiciones de ley.

Siempre es esencial contar con la asesoría de expertos calificados en seguridad electrónica y vigilancia, así como asesorarse por expertos en el área legal, quienes podrán brindar una instrucción que ayudará a comprender el sistema de jerarquía de las normas en el sistema legal colombiano y su aplicación, lo que te será de utilidad tanto hacia el reglamento de la copropiedad, como para la aplicación de las normas y leyes vigentes como lo es la ley de Habeas Data en la propiedad horizontal.

No lo olvides, este tema es importante y se aplica tal y como las leyes de tránsito, cuando sales a la calle y conduces un vehículo o cuando vas como peatón e incluso en un conjunto residencial, hay leyes en nuestra sociedad que nos rigen y es nuestro deber conocerlas y acatarlas.

Aprende de otras experiencias en conjuntos residenciales y edificios

En nuestro medio es posible encontrarnos casos donde se escucha algo como:

• • “Si es para nuestra seguridad y la de todos los que entren en el edificio ¿quién se va a sentir afectado?”
  • “¿Por qué alguien se quejaría si no cumplimos la ley?”
  • «Nadie está violando ninguna ley porque es para la seguridad, nadie se va a quejar»

lo que luego muy probablemente, por acciones que son realizadas por desconocimiento de algo que se piensa «no es un problema» y «se puede hacer», terminan causando un problema porque no era como se pensaba, algo que pudo haberse evitado invirtiendo tiempo en el conocimiento e instrucción de los aspectos y la aplicación de la ley.

Es necesario comprender que estamos en una sociedad, donde la existencia de una norma o ley, nos dice que no solo debemos considerar lo que nosotros pensamos, también debemos considerar que hay normas que han surgido por razones válidas propias de la evolución de nuestra sociedad en diferentes sentidos y que, aun cuando puedan no ser del agrado, tienen un sentido, son un derecho y se deben respetar y cumplir, y por supuesto, el no cumplirlos puede dar pie para que cualquier residente que se sienta afectado, o ante cualquier situación sucedida, este proceda a reclamar en su derecho ante la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) por el no cumplimiento de los aspectos de la ley 1581 de 2012.

Veamos algunos ejemplos de casos sucedidos.

Edificio Generali – 2018

Esta propiedad horizontal recibió sanción con multa en el año 2018 por no cumplir los requerimientos mínimos en el tratamiento de datos personales sensibles, su recolección mediante autorización previa, expresa e informada y garantizar los derechos de los titulares. – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/actos_administrativos/29407-16-234117.pdf

Edificio Carrera Séptima – 2018 & 2019

Esta copropiedad recibió una sanción con multa por el no cumplimiento de las normas en la recolección y tratamiento de datos personales que fue descrito por la SIC cómo:

“Recolectar sin autorización de las personas sus datos como lo son las imágenes de fotos y las grabaciones de videovigiliancia.

No contar con mecanismos para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

No tener una política de tratamiento de datos que se ajustara a las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

No informar a los visitantes del edificio sobre sus derechos, finalidades y demás exigencias del artículo 12 de la ley 1581 de 2012.” – Fuente 1: Superindustria exige a edificios y conjuntos residenciales cumplir con normas de protección de datos personales – 02 de mayo de 2019  – Fuente 2: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/actos_administrativos/RE43530-2018.pdf– Fuente 3: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/actos_administrativos/RE92618-2018.pdf

Conjunto residencial Parque Central Bonavista Etapa 2 – 2020

El conjunto en Bogotá recibió una sanción con multa por no informar la finalidad de una campaña de actualización de datos de propietarios, residentes, vehículos y mascotas, además de no dar a conocer la política de tratamiento de datos de dicha información – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/actos_administrativos/RE63240-2020.pdf

Edificio Los Nogales – 2021

La propiedad horizontal recibió una sanción con multa por infringir las normas de protección de datos personales al no cumplir los requerimientos de solicitar autorización previa, expresa e informada a los residentes de la propiedad horizontal, no informar la finalidad de la recolección, no contar con los mecanismos necesarios para proteger los datos con condiciones de seguridad necesarias, no contar con la política de tratamiento de datos y el manual interno de políticas y procedimientos, ello a causa de un registro fotográfico de visitantes y lo correspondiente al sistema de cámaras de seguridad. – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/estados/052021/RE18327-2021.pdf

Conjunto residencial Parques de Primavera I Etapas I y II – 2022

El conjunto recibió una sanción con una multa en el año 2022 por la circulación y divulgación de una foto con un menor de edad y así mismo, por la divulgación de datos semi privados sin garantizar las condiciones de seguridad adecuadas de los mismos impidiendo su consulta u acceso – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/documentos/092022/RE51683-2022_compressed.pdf

Otras referencias de casos sucedidos para tener en cuenta:

Sanción con multa a la copropiedad Urbanización Colors P.H. por no atender los procedimientos de solicitud y respaldo de autorizaciones, informar recolección la finalidad de recolección de la información y política que no cumple la totalidad de los requisitos mínimos entre otros  – 2021 – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/2022/RE74046-2021.pdf

Sanción con multa a la copropiedad Vintage por la no modificación de los avisos con la finalidad del tratamiento de los datos recolectados – 2021 – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/estados/062021/RE31989-2021.pdf

Sanción con multa al Edificio Estudio 59 – 2021 por negligencia del responsable en el tratamiento de datos personales en la P.H. en diferentes causas – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/estados/042021/RE15494-2021.pdf

Sanción con multa al conjunto residencial Torres Aqua P.H por no realizar los procedimientos que determina la ley para el tratamiento de datos, recolección, política y manual. – 2022 – Fuente: https://www.sic.gov.co/sites/default/files/documentos/082022/RE42771-2022.pdf

La instalación de un sistema de cámaras de seguridad y vigilancia y su conexión con la ley 1581 de 2012

La puesta en funcionamiento de un sistema de videovigilancia en un conjunto cerrado como un condominio, urbanización residencial o edificio puede ser un poco más complejo que solo determinar instalar cámaras con un DVR o NVR, y esto es, porque existe una gran cantidad de consideraciones a tener en cuenta, comenzando por lo más básico, como lo es la instalación de las cámaras, puesto que esta instalación requiere de varias consideraciones que, además de las técnicas y las cuales son importantes, también existen consideraciones que involucran las normas de ley en Colombia y que se deben cumplir para evitar hacerse acreedor de sanciones, por ello en un conjunto cerrado se requiere, además del conocimiento y la aplicación de la ley del Régimen de Propiedad Horizontal de Colombia (Ley 675 de 2001), del conocimiento de la ley de protección de datos personales o Ley de Habeas Data (Ley 1581 de 2012) y ahora vamos a mencionarte algunos casos donde los aspectos técnicos de un sistema de cámaras de vigilancia se conectan con los requerimientos de la ley 1581 de 2012.

La instalación de la videovigilancia y su relación con los requerimientos de ley 1581 de 2012

Vamos a mencionar de forma general algunos ejemplos del porqué la experiencia y el conocimiento son importantes en las consideraciones, análisis e implementación de cámaras de vigilancia y un sistema de seguridad en consonancia con la ley.

Un sistema que brinde las condiciones técnicas necesarias

Encontrar un equilibrio entre un sistema que brinde las prestaciones necesarias, durabilidad en el tiempo y el costo siempre es muy importante, en general, sabemos que ahorrar es algo que tiene un valor preponderante en la elección en muchos casos, pero a nivel de la seguridad es muy importante saber en qué y cómo ahorrar, porque muchas veces, «ahorrar un poco» en el sistema que se instala puede ser más costoso y convertirse en “Pan de hoy, hambre de mañana”.

Un ejemplo de esto lo vemos en muchos casos con la incorrecta implementación de un sistema de seguridad o CCTV de uso doméstico que pueden costar menos, tendrá unas funciones, pero que no soportan la carga de trabajo, ni ofrecerá las funcionalidades necesarias que permitan un nivel de autogestión que facilite la vigilancia y pueda ser efectivo en sus funcionalidades de seguridad y no solo un simple sistema de grabación de video, ¿quieres un ejemplo práctico?, es simple, cuando en un conjunto residencial tienen un sistema de cámaras que básicamente solo sirve para grabar, pero se suceden robos a causa de intrusiones y se dan cuenta que necesitan tener un monitoreo activo con una central de alarmas para poder reaccionar rápidamente ante una intrusión, pero el sistema de seguridad instalado (cámaras y DVR) no cumple las especificaciones necesarias para conectarlo con la central de alarmas y se debe cambiar el sistema.

Tengamos presente que todo sistema de seguridad requiere un nivel de gestión, seguimiento y control, el cual dependerá muchos factores en la inversión de tiempo al mismo, y también sabemos que es muy, muy difícil que una persona que tendrá acceso al mismo (recordemos la ley de Habeas Data), pueda ejercer las funciones de vigilancia 24 horas al día los 7 días de la semana, además de atender su propio trabajo, su vida familiar y cotidiana y las actividades que le demande la administración de la copropiedad.

La ubicación en la instalación de las cámaras y el respeto de la privacidad y la intimidad

En muchos casos, establecer en un conjunto cerrado la ubicación de las cámaras de vigilancia en las zonas comunes puede no ser algo tan simple como “las instalamos aquí para que tome toda esta zona”, porque en muchos casos la ubicación de las cámaras en zonas abiertas también pueden capturar zonas que deben estar excluidas de la grabación y del monitoreo, como por ejemplo, cuando las cámaras de vigilancia pueden estar tomando áreas privadas como el patio del interior de una vivienda, por lo que contar con un sistema que permita la exclusión de zonas de la grabación es muy necesario para no estar llenando de cámaras el conjunto residencial, por lo mismo hay consideraciones en la instalación como las siguientes:

• • En zonas abiertas o expuestas, se deben situar las cámaras en lugares altos y de forma visibles para cumplir su función de disuasión
  • En zonas abiertas o expuestas, se deben situar las cámaras en lugares altos para evitar el vandalismo y sabotajes y las cámaras deben de contar con un nivel de protección acorde a la zona

y por supuesto, hay muchas otras consideraciones en razón de la zona, si es interior, si hay espacio público (perimetrales) entre otras que se deben considerar.

¿Las cámaras de vigilancia de mi conjunto residencial o edificio pueden grabar la calle o la vía pública?

Si, las cámaras de seguridad en un conjunto pueden, dentro de su finalidad de protección del conjunto residencial, grabar el espacio público de la acera y la calle, pero por supuesto, esto tiene limitaciones.

Debemos tener en cuenta que la finalidad de las cámaras de vigilancia externas es proteger las zonas de acceso y las zonas perimetrales del conjunto para prevenir actos de intrusión, acceso no autorizado, actos delictivos que puedan afectar el conjunto como el vandalismo o criminalidad hacia el conjunto residencial y sus residentes, y estas son las razones por la cual se colocan cámaras de control de zonas perimetrales, y en muchos casos estas cámaras tienen un ángulo de visión amplio (extensa cobertura), además de una excelente definición, lo que reduce el número de cámaras a utilizar en ciertos casos, pero esta característica también debe ser tenida en cuenta respecto de la ley y mantener la proporcionalidad respecto de su finalidad de uso (ubicación y lo que grabará).

Al respecto de las cámaras que toman y graban el espacio público, podemos ver lo dicho por la Corte Constitucional de Colombia en la Sentencia T-114 de 2018 (T-114/18) sobre las cámaras de vigilancia privadas que toman la calle o la vía pública y así mismo, lo que refiere la Superintendencia de Industria y Comercio, en su guía, en el numeral 10, «Cámaras con Acceso a la vía pública» donde dice:

«Una de las finalidades más comunes de los SV es garantizar la seguridad de bienes o personas en entornos públicos y privados. Garantizar la seguridad en entornos públicos es tarea que corresponde de forma exclusiva al Estado y en razón de la cual se encuentra legitimado para operar SV en la vía pública, excluyendo de este ejercicio a los particulares. La operación de SV privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública por ser necesaria para alcanzar la finalidad establecida, por ejemplo, garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados. De ser así, dicha recolección debe limitarse a aquella que no pueda evitarse para alcanzar el fin legítimo perseguido. El caso más común es la toma de imágenes en puntos de acceso, como porterías y entradas a propiedades privadas, la cual se debe restringir a las áreas más próximas al espacio objeto de vigilancia.« – Numeral 10, Página 11; 16 de Septiembre de 2016 – Superintendencia de Industria y Comercio – https://www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Guia_Vigilancia_sept16_2016.pdf

El tratamiento de imágenes o videos de menores de edad y la ubicación de las cámaras

Otra consideración técnica muy importante en la instalación de las cámaras se refiere a aquellas zonas de niños en un conjunto residencial, como lo son las piscinas y zonas de juegos, puesto que se deben respetar sus derechos fundamentales atendiendo lo que dispone la normatividad de ley, de allí que La guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia de la Superintendencia dice:

“El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y sólo se podrá realizar cuando (i) responda y respete su interés superior, y (ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.”

“Siempre que la implementación de SV (Sistema de Videovigilancia) involucre también el Tratamiento de datos personales de otros Titulares, como directivos, personal docente o administrativo, padres de familia, etc., los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán respetar los derechos de aquellos y cumplir las obligaciones que dicha calidad les impone.” – Fuente: Guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia – Superintendencia de Industria y Comercio – 16 de Septiembre de 2016

La protección del acceso a los videos y a las copias de respaldo

Las condiciones técnicas que deben ser consideradas respecto de la protección y acceso a los videos y archivos, es otro aspecto esencial, porque además del acceso y gestión del propio sistema de seguridad o medio donde se almacenan las grabaciones como la unidad central de un CCTV (DVR, NVR o HVR), o incluso un sistema de almacenamiento NAS propio del conjunto residencial, se debe garantizar la integridad de lo contenido en los medios físicos y digitales y que estos medios no puedan ser tomados u accedidos por cualquier persona,  lo que por supuesto también incluye las copias de respaldo que se realicen y donde se justifica su almacenamiento, por ejemplo, el esclarecimiento de un delito u acciones vandálicas, por lo que si dichos videos deben ser conservados, se debe garantizar su seguridad, evitando su pérdida, alteración, sabotaje o robo, acceso y uso no autorizado o fraudulento.

El mantenimiento del sistema de videovigilancia

Este es otro aspecto técnico que es muy necesario y que se tiende a minimizar es el mantenimiento del sistema, puesto que en muchos casos esto se pasa por alto o se cree que «funciona bien» y no pasará nada, pero el mantenimiento de un sistema es necesario para revisar y entre otros, las condiciones óptimas de funcionamiento, es decir, revisar «la salud del sistema», verificando que todos los dispositivos estén funcionando correctamente y esto se corresponde tanto con aspectos físicos como de software, por ejemplo, actualizaciones que puedan requerirse en el sistema para evitar y entre otros, vulneraciones de seguridad que permitan el acceso a terceros.

 

Es importante contar con la experiencia acumulada, profesionalismo y trayectoria

Como ya lo hemos señalado, en la implementación de un sistema de vigilancia en un conjunto residencial hay muchos factores que se deben tener en cuenta, y la experiencia y conocimiento son cruciales para determinar, sus características tecnológicas respecto de las necesidades del conjunto cerrado y las condiciones que se encuentren en el mismo, si usted quiere evaluar el sistema de seguridad y vigilancia con el que cuenta actualmente para incrementar su seguridad y reducir riesgos, así como reducir el nivel de gestión del mismo, nuestros equipo de expertos profesionales en ALARMAR, le brindarán una asesoría integral, además de que contará con una empresa que posee personal altamente capacitado y certificado en las necesidades de la instalación del sistema, como el trabajo en alturas y electricidad, lo que le permitirá estar completamente tranquilo en todos los sentidos por la seriedad y experticia de nuestros profesionales con un trabajo garantizado.

 

Ahora vamos a señalarte algunos aspectos de la importancia de la ley 1581 de 2012 en la implementación y puesta en funcionamiento de un sistema de seguridad y videovigilancia privado.

Puntos importantes de la ley 1581 en la implementación de un sistema cámaras de seguridad en edificio o conjunto residencial

• • Política de tratamiento y protección de datos personales que informe claramente el objetivo y el uso específico que se le darán a los datos recolectados.
  • Implementación de políticas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones
  • Manual de procedimientos
  • Cumplimiento de requisitos en la recolección de datos
  • Cumplimiento de los requisitos en la utilización de la información y los datos de los titulares
  • Regulación del sistema de videovigilancia (CCTV, cámaras, etc.) para que cumplan los requisitos de ley
  • Designación de la persona u oficial que protegerá los datos personales
  • Capacitación de la persona responsable de los datos para el cumplimiento de sus obligaciones legales en el tratamiento de la información
  • Capacitación de los empleados y contratistas de la propiedad horizontal para el cumplimiento de las obligaciones de ley
  • Elaboración de documentos tales como formularios, cláusulas, contratos y demás que garanticen el cumplimiento de la ley
  • Elaboración de avisos acorde a la ley de Habeas Data
  • Obtener el consentimiento verbal, escrito o mediante conducta que permita conocer autorización del titular
  • Conservar evidencia o prueba de la existencia del consentimiento otorgado por el titular
  • Implementar procedimientos de corrección, actualización y/o eliminación de datos personales ante solicitudes
  • Se deben eliminar los datos personales cuando estos cumplan la finalidad de su recolección, cuando cumplan el tiempo máximo de almacenamiento y respaldo estipulado por ley según sea el caso.
  • Se deben proteger los datos conforme a las disposiciones de ley cuando estos se deben respaldar, por ejemplo, en los casos de la identificación de un delito
  • Se deben tomar las medidas que garanticen que los terceros que tienen acceso a los datos, cumplen y cumplan los requerimientos de la ley en lo que a estos terceros les compete.
  • Tomar de respaldo probatorio del cumplimiento de la ley de tratamiento y protección de datos, ya que se debe poder demostrar en tiempo y forma el cumplimiento ante cualquier requerimiento de ley.
  • Tener siempre presentes los principios establecidos en la ley, los principios de legalidad, finalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, libertad, seguridad, caducidad y confidencialidad.

 

• Inscripción de bases de datos de la P.H. en el Registro Nacional de Bases de Datos

La gran mayoría de las copropiedades ya no están obligadas a realizar la inscripción de sus bases de datos gracias a que con el decreto 090 del 18 de enero de 2018, se derogó dicha obligación establecida en el artículo 2.2.2.26.1.2. del decreto 1074 de 2015 para muchas de las copropiedades, no obstante lo anterior, hacemos mención a “la gran mayoría” porque aquellas propiedades horizontales, sin ánimo de lucro, de carácter privado y que siendo entidades constituidas con su personería jurídica, estas posean activos totales o superiores a los 100.000 UVT (Unidad de Valor Tributario), estas P.H. sí están obligadas a realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio tal y como lo refiere la SIC en su sitio oficial: Gobierno Nacional reduce universo de obligados a cumplir el registro de bases de datos ante Superintendencia de Industria y Comercio – Bogotá, 19 de enero de 2019 – Superintendencia de Industria y Comercio

Los avisos de ley 1581 de 2012 en la copropiedad

La Superintendencia de Industria y Comercio señala que, en razón de la aplicación de lo contenido en la ley 1581 de 2012, se deben colocar avisos de forma visible en los accesos donde la persona esté informada que la zona está grabada y monitoreada.

Los avisos además de estar ubicados para ser visibilizados fácilmente por quienes ingresen a la propiedad horizontal, deben informar claramente que las personas están siendo vigiladas y grabadas y en el aviso se debe informar con qué fines será tratada dicha información siguiendo lo establecido en la ley 1581 de 2012.

Los avisos se deben ubicar en todos los lugares u zonas donde se utilizarán cámaras de vigilancia, como, por ejemplo, ascensores, parqueaderos u garajes, zonas deportivas y zonas de tránsito entre otras, dando a conocer de forma rápida y simple, de la existencia de las cámaras como mecanismos de vigilancia.

Recursos útiles de la ley de 1581 de 2012 para su aplicación en la propiedad horizontal

Te recomendamos los siguientes recursos oficiales de la Superintendencia de Industria y Comercio que podrán ser de mucha ayuda para entender, aplicar e implementar la ley en tu edificio o conjunto residencial.

• • Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal – 2020
  • Cartilla de Formatos modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus derechos reglamentarios
  • Cartilla con los Aspectos prácticos sobre el derecho de Hábeas Data
  • Protección de datos personales en sistemas de videovigilancia

 

 

Veamos ahora de forma rápida algunas preguntas que comúnmente surgen sobre este tema.

¿Quién puede ver las cámaras y los videos de seguridad en un edificio?

Las grabaciones de seguridad de las cámaras y el monitoreo de los videos que se estén reproduciendo en el sistema de seguridad solo pueden ser vistos y accesados por aquellos que están debidamente acreditados en razón de lo que establece la ley 1581 de 2012, y se deben tomar todas las medidas necesarias para que esta información sensible no esté accesible por personas que no están debidamente autorizadas para ello.

¿Qué reglas debe cumplir la instalación de las cámaras de seguridad y vigilancia en mi conjunto residencial u edificio?

La instalación de las cámaras debe seguir los principios expresados en la ley para respetar la privacidad y la intimidad, como por ejemplo, no instalar cámaras en zonas como baños o vestieres, además de respetar las zonas privadas que no deben ser grabadas ni monitoreadas por el sistema de cámaras del conjunto cerrado.

¿Las cámaras de vigilancia en mi conjunto residencial u edificio vulneran el derecho a la intimidad por el solo hecho de estar instaladas?

Una correcta instalación de las cámaras en las zonas comunes, junto con el correcto cumplimiento de lo establecido en la ley 1581 de 2012, permiten la protección de los derechos a la intimidad y a la privacidad en un ambiente que debe ser protegido y vigilado con dispositivos de seguridad, y la seguridad en una P.H. también es derecho que se ejerce para la protección de sus residentes y bienes inmuebles, así como para la tranquilidad y convivencia en armonía dentro de la comunidad del conjunto.

¿Se pueden utilizar cámaras espía en la vigilancia del conjunto residencial?

No, las cámaras espía tienen la finalidad de no ser identificadas y que las personas no se enteren que están siendo grabadas y monitoreadas; el uso de cámaras miniatura (espía como se les denomina) en su finalidad de no ser identificadas es contrario a las disposiciones de ley.

Las personas en una P.H. tienen derecho a saber que las zonas comunes por donde transitan están siendo monitoreadas por cámaras privadas de la propiedad horizontal, lo cual es la razón de los avisos que se deben colocar e implementar en dichas zonas según lo dispone la ley, por lo mismo, las cámaras de vigilancia no tienen porque estar ocultas, aunque ciertamente con las nuevas tecnologías y la evolución de las cámaras, estas no necesitan tener un gran tamaño para ofrecer excelentes características técnicas.

 

 

No lo olvides, toda propiedad horizontal debe tomar las medidas para cumplir los requerimientos de ley y cumplir con sus responsabilidades, seguridad y responsabilidad van de la mano en todos los sentidos.

 

Contar con una asesoría de expertos en seguridad electrónica para cada necesidad particular en un conjunto cerrado te evitará problemas futuros y dolores de cabeza, siempre lo mejor en temas sensibles e importantes como la seguridad para tu conjunto es consultar con las empresas especializadas y debidamente acreditadas; por supuesto también debes hacer lo mismo acudiendo a los expertos acreditados en las normas de ley para su orientación o consultar con las entidades gubernamentales competentes que pueden brindarte la información que requieres para tu caso particular.

 

IMPORTANTE: ten presente que la información provista en esta página no sustituye las obligaciones y responsabilidades legales propias de las personas naturales o jurídicas en razón de informarse debidamente por expertos certificados en la materia y así mismo, en la aplicación de las normas de ley en cada caso particular, obligaciones para cada caso particular que deben basarse en las leyes vigentes que los ciudadanos y entidades jurídicas en Colombia deben acatar estando bajo el imperio de la ley y la jurisprudencia colombiana ejercida por los jueces en Colombia.

 

Aportamos valor para tu seguridad y tu tranquilidad.

En Alarmar te brindamos información de las fuentes oficiales para que cuentes con los puntos de referencia con los cuales puedas generar una base informativa de valor para profundizar más y asesorarte con un experto, si necesitas asesoría para implementar o actualizar tu sistema de seguridad y videovigilancia en tu edificio o conjunto residencial por expertos en la materia, nosotros te brindamos soluciones a la medida y nuestros asesores expertos te ayudarán a establecer el mejor sistema para que puedas incrementar notoriamente la seguridad en donde vives, optimizar tu inversión en seguridad y también para que cuentes con las mejores características técnicas y garantías.