Como reducir costos y gastos en edificios y conjuntos para ahorrar
Los costos se han incrementado considerable y significativamente desde el 2023 para todos los segmentos, lo que afecta a los conjuntos, urbanizaciones, condominios, edificios y demás propiedades horizontales, por supuesto en el 2025 la tendencia se mantendrá, la inflación que ha tenido la economía causada por el incremento de los precios de la gasolina, el alto precio del dólar, los incrementos en los salarios mínimos que se derraman sobre servicios y productos sobre sus costos y los efectos extenderse más allá del porcentaje incrementado, los nuevos impuestos, así como otros factores que inciden en la economía de los hogares y las empresas, están empujando hacia arriba los altos costos que debemos asumir en nuestro día y la seguridad en su segmento de la vigilancia física, por supuesto, ha sido uno de los rubros que más se ha incrementado y por ende, ha elevado los ya de por sí, altos costos de administración de conjuntos cerrados, condominios, urbanizaciones y edificios de oficinas, pero hay una solución que ofrece una significativa reducción en los costos de la seguridad, la automatización.
Factores que están aumentando el presupuesto de administración y generando problemas de falta de pago
En muchas copropiedades, sea un conjunto cerrado u edificio residencial, se está viendo un fenómeno común, la morosidad en el pago de las cuotas de la administración, lo que está directamente relacionado en muchos casos por los altos costos de administración que se han visto afectados por los incrementos que se están viendo en 3 de los rubros que más impacto tienen en los costos de la copropiedad, la nómina del personal, el costo de los servicios públicos (elevadores, iluminación nocturna y de pasillos, piscinas, etc.) y la seguridad privada, y la vigilancia del conjunto con personal de una empresa de seguridad puede llegar a representar más del 60% del valor de la cuota de administración mensual y por supuesto, este valor se ve afectado por diferentes factores como por ejemplo:
Altas y muy costosas cuotas de administración en la Propiedad Horizontal
La inflación: que es afectada por diferentes factores de la economía nacional e internacional (el dólar que afecta los costos de insumos, entre otros), y la inflación es el factor con el que se establece el aumento del salario mínimo que, en el 2023, representó un incremento del 16% y en 2024 el incremento fue del 12%
El salario mínimo decretado por el Gobierno: con el que se incrementan los valores del servicio de vigilancia y por supuesto, los costos sufren un efecto cascada.
La ley 2101 de 2021: que estableció la reducción de la jornada laboral desde julio de 2023 hasta el 2026, razón por la cual se modifica el factor con el cual se calculan los costos de la tarifa de los servicios de seguridad y vigilancia privada con personal humano y canino, por lo cual el costo de la vigilancia privada tiene un doble aumento anual, uno en enero a causa del incremento del salario mínimo decretado y otro, por el incremento en Julio a causa del cambio del factor.
El aumento de la gasolina: que en Colombia pasó de costar en promedio COP $9.778 en diciembre de 2022 a costar COP $14628 a Noviembre de 2023, es decir, un incremento de COP $4850, un incremento acumulado del 49.6% a noviembre del 2023 y este es un factor que impulsa la inflación y que sin duda alguna impacta la economía de la gran mayoría de los hogares colombianos.
Este tipo de factores, naturalmente afectan la economía de las personas por lo que, sus costos aumentan significativamente aun cuando se pueda pensar que, al aumentar el salario mínimo las cosas aumentan igual para todos, pero la realidad puede ser muy diferente, tanto en lo general como en lo particular para muchos hogares, generando una pérdida del poder adquisitivo y que todo se vuelva más costoso, incluyendo el pago de las cuotas de la administración del conjunto cerrado que aumentarán en razón del aumento de los costos, y por supuesto, no solo las cuotas de administración mensuales, también las cuotas extraordinarias.
Los altos incrementos que se han presentado desde el 2023 han sobrepasado la capacidad económica de muchos y han generado que se eleven muy significativamente las cuotas de administración de los conjuntos residenciales, donde por supuesto en muchos casos la vigilancia privada puede incluso llegar a representar el 80% de los costos como en el caso de los conjuntos residenciales pequeños (entre 20 o 40 unidades residenciales), más aún porque se están sucediendo dos incrementos en el mismo año, y el solo hecho de costear la contratación de un vigilante 24 horas para la portería de un edificio o conjunto represente más de 11 millones de pesos al mes (por cada vigilante 24 horas)
Pero aquí es donde surge la pregunta:
¿No se supone que si el Salario mínimo sube, esto no sube igual para todos y los “costos” se equilibran?
No, y lo podemos señalar de una forma simple, los ingresos de los hogares no son los mismos en todos los casos, están quienes tienen sus empresas, establecimientos comerciales, profesiones y modos de ingresos, como por ejemplo la renta de vivienda, pero en cualquier caso, debemos considerar la inflación que se sucede durante el año, como el incremento acumulado del más del 49% en la gasolina, a ello debemos sumarle el incremento en los costos de alimentación, los nuevos impuestos entre otros factores, por ello, cuando se incrementa el SMMLV a principios de año, lo que se sucede es que se está “compensando”, porque cuando hay inflación, es normal que durante el año se pierda poder adquisitivo.
«¿Qué tanto rendirá realmente el salario mínimo en 2023?»; El Espectador; diciembre de 2022; https://www.elespectador.com/economia/finanzas-personales/que-tanto-rendira-realmente-el-salario-minimo-en-2023/
«Cómo el aumento de salarios ha influido en la alta inflación del país»; Portafolio; agosto de 2023; https://www.portafolio.co/economia/finanzas/el-efecto-del-aumento-del-salario-minimo-en-la-inflacion-587003
y es que la perdida del poder adquisitivo y los grandes aumentos del salario mínimo que repercuten en los incrementos que tienen productos y servicios, es un fenómeno que se ha estudiado:
«Efecto de los aumentos del salario mínimo en el crecimiento de la demanda laboral»; Departamento de Planeación y Desarrollo del Gobierno de Colombia; 2023; https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Eventos/DNP-salario-minimo.pdf
«Efectos de la inflación en los salarios mínimos reales»; International Labour Organization; https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/—ed_protect/—protrav/—travail/documents/genericdocument/wcms_536288.pdf.
Los nuevos costos que podría recaer sobre la Propiedad Horizontal
Toda copropiedad está sujeta al cumplimiento de las normas dictadas por las entidades de gobierno del estado colombiano, y uno de los costos que se puede sumar a los que ya las P.H. tiene que asumir, podría ser reglamentado por un nuevo proyecto que cursa en el gobierno para reformar la ley 675 de 2001, se trata del proyecto de ley 397-2024C, el cual hará que el registro de la personería Jurídica y de la P.H. tenga un costo según el estrato y además, crear el Registro Único de Administradores de Propiedad Horizontal y la profesionalización de los administradores con lo que esto implicará a nivel de costos según sea en cada caso, algo que se podría ver necesario ante la alta informalidad y desconocimiento de leyes y normas que existe en muchas P.H., además, el proyecto busca establecer que, quienes que ejerzan el cargo de administrador en una P.H., deberán tener como mínimo un grado de tecnólogo en turismo en aquellas P.H. donde se tenga autorizado la renta de corta instancia a través de plataformas como la e AirBNB.
Por supuesto ello también generaría serios problemas legales y el acarreo de multas en el caso de no cumplir las normas si eventualmente este proyecto se llega a aprobar como una modificación de la ley 675 de 2001 aun cuando otros proyectos anteriores que han tratado de modificar la ley 675 de 2001 para que toda propiedad en una P.H. quedara habilitada para el alquiler o renta de corta instancia, lo cual generó como efecto nunca antes visto, una avalancha masiva de asambleas de propiedad horizontal para prohibir la renta de corta instancia ante lo que parecía ser un inminente cambio de la ley en su momento.
«Lo que hicieron los propietarios de manera masiva, apuntó el gerente de la Lonja, no solo fue hacer más riguroso el cumplimiento de la normativa sino adelantarse al proyecto de ley que cursó en el Congreso el año buscando que cualquier vivienda residencial pudiera tener uso turístico.«, Agosto de 2024, El Colombiano; «Van 20 operativos en unidades residenciales de Medellín para controlar los Airbnb pirata«; https://www.elcolombiano.com/medellin/aumentan-controles-a-airbnb-piratas-en-unidades-para-regular-vivienda-turistica-LA25257873
Por ello y de aprobarse este proyecto de ley como modificación de la Ley 675 de 2001, se establecerían costos extra directos y derivados de la profesionalización de los administradores, y con ello, sumar otro incremento al bolsillo de los propietarios por el cumplimiento de la ley.
Recordemos que toda P.H. tiene la obligación de cumplir la normatividad vigente de ley, lo que implica cumplir con los procedimientos y garantizar su cumplimiento, todo tiene su origen con el registro de la personería jurídica y el administrador ante la alcaldía de la ciudad, lo que constituye la legalización de la P.H. y evitarse serios problemas por los incumplimientos de la normatividad vigente, como lo referente a la ley 1581 de 2012 y lo correspondiente la seguridad, videovigilancia y privacidad en una propiedad horizontal.
¿Cómo optimizar el presupuesto en la Propiedad Horizontal?
Uno de los principales problemas que afrontan los conjuntos y edificios se sucede con la celebración de las asambleas y en las decisiones que se toman en las mismas en la dinámica propia de una P.H., por ejemplo, cuando se determinan presupuestos que tendrá que contemplar aumento de inflación durante el año en curso y se suceden incrementos de gasolina, aumentos de precios entre otros, así como lo que se corresponde al periodo siguiente donde los costos se disparan no solo por la inflación causada en el año, también por las decisiones de gobierno cuando se aumenta el salario mínimo y este supera la inflación causa, tal y como ha sucedido en la actualidad.
Una de las ideas que surgen es colocar un porcentaje superior al valor de los gastos causados del año para tener un ahorro de dinero o «colchón» puede ser una muy buena solución, pero en muchos casos no todos están de acuerdo por lo que implica la gestión de dichos dineros y los riesgos, por lo cual se prefiere gestionar esos sobrecostos con cuotas extraordinarias, las que en muchos casos no se pagan a tiempo o simplemente no pueden pagar por como se afecta la economía con los diferentes factores que ya hemos mencionado; es por ello que las P.H. deben buscar ahorrar costos optimizando los presupuestos en lo posible, por ejemplo buscando optimizar los costos que se suman en la P.H., por ejemplo:
- Comprar insumos al por mayor para reducir costos (no solo el precio del producto, también el del transporte), aprovechar promociones o precios bajos y por supuesto mantener controlado el uso de los mismos.
- Controlar el gasto de agua con economizadores de agua (lavamanos, cocinas, pocetas y mangueras), reduciendo el uso de la misma para jardinería y para limpieza de zonas donde se desperdiciará el agua, así como optimizar el riego de plantas con medidas de ahorro (goteadores de agua y|o el uso de agua lluvia recolectada) en vez de solo abrir el chorro de la manguera en lo que se desperdicia una gran cantidad. Recordemos que cuando se factura el agua, también el acueducto, incluso si el agua no corre luego por la tubería.
- Establecer políticas de compra y contratación responsable basadas en criterios de calidad y precio para evitar gastos innecesarios, como parte del uso eficiente de recursos y que se genere un ahorro real a largo plazo.
- Comparación periódica con el presupuesto mediante un control vía software contable o una hoja de cálculo, para que se vayan descargando los gastos del presupuesto asignado y con ello poder mantener un seguimiento claro y preciso y tomar decisiones a tiempo.
- Analizar patrones de gastos para identificar las áreas u categorías que generan mayor consumo de recursos en la P.H. para poder tomar decisiones hacia su optimización, para lo cual, la comparación con periodos anteriores junto con la identificación de cambios socioeconómicos y de comportamientos en la P.H. será de gran ayuda en la identificación de oportunidades de ahorro.
- Mantener un estricto y claro control documental que permita mantener un registro de eventos que afectan la dinámica de la P.H. y así mismo los gastos, la inversión de tiempo, contratación de terceros u otros, así como mantener completo registro de compras, gastos u cualquier tipo de egreso, lo que además es requisito indispensable para la transparencia contable y de la labor administrativa.
- Disminuir los costos de los servicios públicos buscando la mayor eficiencia energética posible en iluminación interior con sensores (iluminación LED) como en la exterior, en lo posible, iluminación que se autoalimente con paneles solares, además cuando la P.H. posee un ascensor, activar las funciones de bajo consumo, como por ejemplo, aquellos que detectan la presencia de personas al interior para mantener la iluminación apagada cuando el mismo no se está usando, así como aquellos que poseen mecanismos de llamada inteligente que optimizan sus movimientos entre otras soluciones con las que un ascensor puede ayudar a ahorrar en el consumo eléctrico, entre ellos, las mismas personas que no tienen problemas de movilidad y pueden subir escaleras cuando son pisos bajos o bien subir algunas antes de tomar el ascensor y por supuesto, bajar escalares que supone un esfuerzo mucho menor que subirlas, también ayuda a ahorrar una gran parte.
- Automatización la gestión de la P.H. con sistemas online (software) utilizando la tecnología actual como un aliado, herramientas como software de gestión, lo que es verdaderamente útil sobre todo en el caso de grandes conjuntos residenciales, lo que permite automatizar la gestión contable (contabilidad de pagos), cuentas de cobro, recibos de caja, de servicios, paz y salvo entre otros, reduciendo el tiempo invertido en horas, gastos de suministros y otros, además de permitir la transparencia ante la junta y hacia todos los copropietarios permitiendo un acceso a la información incluso en tiempo real.
- Elegir muy bien a los proveedores de servicios y quienes realizan arreglos y otros en el conjunto; Experiencia y calidad en todos lo posible en vez de seguir «ese cobra más barato» para luego ver las consecuencias de una mala decisión por uso de materiales deficientes, productos de baja calidad, productos que no cumplen realmente las especificaciones necesarias, etc.
- Mantener al día el cumplimiento de las regulaciones de ley para evitar sanciones y problemas legales. Lo que parece muy obvio y muchas veces se escucha el «ah si, la P.H. los cumple, de eso se encarga el administrador» ó la afirmación de «claro que cumplimos la ley, aquí todo es legal» pero muchas veces no es tal y solo hay un enorme desconocimiento y lo que comúnmente se escucha «El de arriba siempre nos da una mano y nos ayuda para que no pase nada«, se termina cuando a la P.H. le llega una sanción de la SIC, de Supervigilancia, de la Alcaldía por el incumplimiento de la normatividad como por ejemplo, ante el no cumplimiento de la normatividad de seguridad expedida por el cuerpo de Bomberos de la alcaldía.
- Reducir el impacto para de mantenimiento, reparaciones y aseo de la P.H. y mantener un control efectivo, y esto se logra mediante campañas de concientización y por supuesto a través del manual de convivencia, por ejemplo, evitar que se afecten las pertenencias y zonas comunes, como por ejemplo dañar u afectar las paredes por residentes en el mismo, por mudanzas u otros, así como actos de vandalismo, tengamos presente que los buenos hábitos de cuidado y de aseo por parte de los residentes, puede reducir hasta un 50% las horas necesarias de aseo en una P.H. y se trata de aplicar algo de concientización en conjunto con el «si lo ensucia, lo limpia; si lo rompe, lo asume».
- Generación de ingresos extras, algunas P.H. por su alto volumen de residentes pueden generar programas para tratar de recaudar dinero mediante actividades, por ejemplo, mediante la recolección de reciclaje y su venta; algunas copropiedades optan por el alquiler de zonas comunes, como salones sociales o parqueaderos, no obstante que esto cuando se realiza hacia terceros no residentes, tiene implicaciones de vulneraciones de seguridad y sobre la ley de protección de datos y privacidad y cuando estos problemas surgen, toda la responsabilidad recae sobre la administración y así mismo sobre la junta de propietarios, por lo que se debe realizar esto con total precaución de tener todo lo necesario en la P.H. para poder gestionar eventos y evitar vulneraciones de seguridad y el cumplimiento de las normas.
- Reducir los servicios de alto costo apoyándose en soluciones tecnológicas que permiten la automatización y la eficiencia de sistemas que sirven para el acceso y control de la seguridad, que en muchos casos no es posible obtener sin un gran número de personas, y por supuesto, en este sentido la seguridad es uno de los costos que más impactan los presupuestos y la cuota de administración como ya lo hemos mencionado.
Las malas decisiones para reducir costos que pueden acarrear serios problemas legales y altas sanciones económicas
Existen decisiones que se deben tomar en una P.H. y pueden ayudar a reducir los costos, pero algunas de las decisiones que se toman pensando en ahorrar, como si estas fueran una “solución”, pero en realidad esas decisiones solo son un enorme problema legal esperando por «estallar en la cara» de los copropietarios.
Una mala administración y la falta de conocimiento de la normatividad, una pésima combinación en una P.H.
Uno de los más grandes errores en Propiedad Horizontal es escoger una mala administración, y en muchos casos esto se sucede en medio de risas y celebración porque «quita un gran peso de encima», se dice que se hará «entre amigos», «todos somos adultos y lo podemos resolver hablando», y «nos evita tener que pagarle a un administrador externo», y esto lamentablemente se origina en la ignorancia y la creencia de «la administración es solo cobrar y pagar cuentas», algo bastante común en P.H. pequeñas y medianas.
Este tipo de decisión en las P.H., es uno de esos errores que tarde o temprano se pagan muy caro, porque como reza el dicho, «lo barato sale caro»; ¿paradójico verdad?, pero esta es la realidad que se afronta en muchos casos.
Muchas copropiedades escogen a uno de los propietarios que dice «saber» de administración de P.H. porque ha vivido en conjuntos residenciales y asistido a asambleas, luego se puede oir dicen cosas como: «yo sé todo de eso», «eso no es tan complicado», «solo es hacer un acta y allí colocamos lo que decidimos y listo», «yo tomo la administración, pero somos todos», y por supuesto, muchos aceptan felices porque no cobrará.
[<>] Muchas personas en la P.H. desestiman las normas como algo sin importancia y creen que «lo podrán manejar entre ellos» [<>]
Es común que se confundan los gastos (expensas comunes) como servicios públicos, aseo, mantenimiento, seguridad, insumos, etc. como el pago de “la administración”, porque se cree que es solo recibir el dinero de la cuota correspondiente a cada propietario y hacer los pagos; pero también hay algo de “con la bendición de Dios no se sucederá nada” y pensando además que «si lo decide la mayoría, se hace», obviando desacuerdos entre propietarios, abusos de propietarios, problemas causados por inquilinos y cuando surgen, dicen “¿quién se va a poner a tomar acciones legales?, no lo van a hacer”.
Los puntos de ruptura surgen rápidamente por copropietarios que buscan su propia conveniencia y comodidad, pasando sobre las normas de ley, por la negligencia, falta de capacidad o intransigencia de quien se dice «administrador» así como otros casos que surgen, y es entonces donde comienza a aflorar lo que ha crecido y se ha acumulado, pero ridículamente se sigue creyendo que“nadie quiere meterse a hacer reclamos” y “nosotros tenemos todo legal y somos mayoría y así lo decidimos”, esto claro, hasta que se enfrentan a la realidad de la falta de conocimiento y los enormes vacíos causados por las malas decisiones cuando una reclamación legal llega hacia la copropiedad.
[<>] Propietarios comienzan a manipular y tergiversar la ley en su ignorancia y a su conveniencia [<>]
Cuando se nombra un administrador que realmente no está capacitado ni es idóneo, se omite lo mencionado en la Ley 675 de 2001 que refiere la idoneidad para la administración de la P.H., idoneidad que implica tener los conocimientos necesarios en gestión contable (contabilidad), en la normatividad de ley aplicable a la P.H. y además mantenerse actualizado en la normatividad vigente (ley 675 de 2001, Ley 1581 de 2012, Ley 594 de 2000, Ley 1801 de 2016, Ley 1801 de 2016, etc.), el realizar los procedimientos ante entidades gubernamentales y entidades en los casos que así se requieran, tener la capacidad de afrontar todos los aspectos de convivencia que surgen entre copropietarios y residentes inquilinos, gestionar cobros y pagos, pero aún más, la gestión procedimental en la P.H. del manejo de archivos digitales y físicos en la P.H. como lo determina la normatividad de ley, incluso, incluyendo el responder derechos de petición o incluso tutelas, entre otros.
Hablando de abaratar los gastos y expensas comunes, no es raro escuchar y hasta leer sobre casos (tanto en 2024 como en 2025) donde personas que se dicen «administradores de profesión en Propiedad Horizontal» cobran $150.000 ó $200.000 COP/mes y dicen acomodarse a «presupuestos bajos».
Hagamos una simple revisión y ejercicio usando esos $200.000 COP/mes como “honorarios de administración”, comúnmente en copropiedades muy pequeñas (menos de 20 propiedades).
Usando el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) determinado en $1.423.500 COP en Colombia para el 2025 para estimar a qué equivalen esos $200.000/mes, Tengamos presente que, con la suma de todas las obligaciones laborales, el SMMLV tiene un valor real de $2.417.697 COP a 2025.
<<+>> ($2.417.697 COP)/(176 Horas/Mes laborales en 2025) == $13.737 COP/Hora, luego $200.000 significan 14.5 horas|Mes.
<<+>> 14.5 horas mensuales que, quien se dice «administrador de $200.000» tendrá que repartir entre la contabilidad, la gestión de personal o prestadores de servicios que tengan que atenderse en la P.H., inquilinos u agencias inmobiliarias y la renta de viviendas y locales comerciales en P.H., también en atender y solucionar problemas de convivencia en la P.H. (los que «nunca surgen»), sumado a la gestión de sistemas de seguridad y|o empresas de seguridad privada (servicio presencial) o de empresas de soluciones de seguridad electrónica (monitoreo de alarmas, portería remota, etc.), pero también, hay que sumarle a que en esas 14.5 horas se hará todo lo correspondiente a la gestión de archivos digitales y físicos los que se tienen que mantener y gestionar en la P.H. (no es un debe, es un «tiene») y no en poder de un particular siguiendo la normatividad correspondiente, agregarle a esto la realización de los informes, atención de asambleas, reuniones solicitadas por propietarios ante conflictos, consultas, y por supuesto, la atención de comunicaciones vía emails, WhatsApp u otros hacia propietarios y residentes inquilinos, pero incluso, PQRS de vecinos hacia la P.H. entre otras.
<<+>> Algo no encaja bien en lo anterior porque parecería que esas 14.5 horas, se pueden convertir en 25 o más, en la parte operativa de cara actividad a atender, y sin contar con los conocimientos que debe tener y la experiencia.
Luego, ante el surgimiento de problemas en la P.H. la normatividad legal comienza a aflorar, así como las reclamaciones de copropietarios o residentes, y es muy probable que la respuesta cuando se busca «la solución» se resuma muy bien con el dicho popular, “es como pedirle Peras al Olmo”.
Los riesgos y las implicaciones legales para la copropiedad crecen y se inflan como una bomba esperando a reventar, y es entonces cuando aquellos copropietarios que decidieron (o consintieron) su proceder contrario a las normas de ley, comienzan a preocuparse pero buscando minimizar el problema.
Mencionemos algo más como parte de la cadena de errores de las malas decisiones y una mala y|o deficiente administración en la P.H. y tiene que ver con «el reglamento de Propiedad Horizontal», ya sea que fuera lo que dejó el constructor, el cual solo determinó un reglamento de P.H. que solo regía para el propio constructor, o un reglamento elaborado por «alguien que sabía de eso y lo copió de otra P.H.», reglamentos que en muchos casos tienen deficiencias enormes, donde se suman además todas esas particularidades que dejan algunos constructores y que ocasionan diferencias, discusiones y reclamaciones entre copropietarios y hasta residentes.
Un administrador de P.H. realmente competente e idóneo, luego de evaluar la P.H., debe corregir todas esas deficiencias que generan los enormes riesgos legales latentes u existentes a causa de malas decisiones, asesorías o proceder en la copropiedad.
Riesgos que se incrementan con las acciones o el proceder de algunos copropietarios que solo buscan sus propios intereses o conveniencia propia omitiendo la normatividad, aprovechándose de la ignorancia o simplemente desconociendo las normas de ley para obtener beneficio propio, porque es por esos casos donde las diferencias se convierten en desacuerdos, discusiones, se siguen las acciones de hecho y luego, surgen las reclamaciones legales, y es cuando el abismo toma la forma de sanciones y multas proferidas contra la P.H. desde entidades como Superindustria (Superintendencia de Industria y Comercio), o multas desde Supervigilancia, o Sanciones y multas desde la Secretaría de Gestión y Control Territorial por modificaciones urbanísticas contrarias a las normas o bien, serios problemas legales que terminan ante un juez con responsabilidades civiles y hasta penales.
Multas, sanciones y procesos ante las entidades de ley que tendrán que asumir aquellos que tomaron las malas decisiones, así como quienes la consintieron, y todo porque estuvieron felices por «lo barato» de la administración de la P.H., supuesto «ahorro» que luego se convertirá en solo una fracción de una de las multas que tengan que afrontar y los procesos ante las entidades de ley, además de las correcciones que tendrán que hacer en un tiempo muy corto como comúnmente lo determinan las entidades de ley.
Sanciones y multas que en la mayoría de sus casos son altamente costosas y que son consecuencia de uno de los más grandes errores en las P.H., el desconocimiento u omisión de los grandes riesgos que implican las malas decisiones, y es donde ese abismo al que hicimos alusión antes se convierte en algo que toma la forma material, por ejemplo, algunos de los casos más conocidos de sanciones proferidas por Superindustria a copropiedades, tanto en conjuntos residenciales y edificios por el no cumplimiento de la normatividad de la Ley de Protección de Datos.
Celadores de cuadra en funciones de seguridad en edificios y conjuntos cerrados, un error que incrementa significativamente los conflictos al interior de la P.H. y altamente costoso por las sanciones
Los altos incrementos que ha tenido año tras año desde el 2023 (2024, 2025) el servicio de vigilancia privada, han incrementado fuertemente los gastos, el presupuesto de la P.H. y las cuotas de administración, altos costos que han llevado a que, desde las administraciones y asambleas de las copropiedades, tengan que tomar decisiones por la alta carga económica para los bolsillos de los propietarios, pero algunas de esas decisiones que conocemos se sucede y se creen son “un riesgo calculado” bajo la justificación de «no pasará nada», se convierten en una pésima decisión y un gran error.
A través del tiempo hemos conocido una de las “medidas” que toman en algunas P.H. para reducir costos de seguridad, y es incorporar un celador de cuadra o “vigilancia comunitaria” como «seguridad privada» para el conjunto cerrado u edificio, buscando reemplazar al portero de seguridad privada en la portería del edificio; Esta decisión la toman pensando que, además de reducir los costos significativamente, también se mantendrá la seguridad, para ello, se le comienza a pagar una cuota mensual por el “servicio de vigilancia privada”, y que de antemano y como primera consecuencia, está generando un vínculo laboral con la respectiva responsabilidad solidaria que deberán asumir quienes realizaron dicha vinculación, la aprobaron y|o consintieron.
Tengamos presente que la vinculación no se sucede solo mediante un contrato laboral especifico, las acciones de hecho lo constituyen, es decir y para el ejemplo particular, que el celador de calle realice informes verbales hacia la administración, se le entreguen llaves u control de acceso, así como que el celador de calle le otorgue acceso a personas al conjunto u edificio entre otros.
Lo siguiente es que al celador de calle se le entregan llaves de acceso peatonal (permanente o parcial), y solo con ello se está constituyendo el incumplimiento de El Estatuto de Vigilancia y Seguridad (Ley 356 de 1994) que rige para las propiedades horizontales, lo que de facto constituye un hecho sancionable por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (Supervigilancia).
Lo anterior mencionado, ya es suficiente para tener un par de serios problemas legales rondado ad-portas para la administración o sus responsables en el conjunto cerrado, y unos serios problemas legales en los que los copropietarios del conjunto cerrado que lo hayan aprobado y|o consentido, se convertirán en responsables legales directos.
Pero otro de los problemas que surge y que no se tiene en cuenta es que este celador de cuadra del barrio, se convierte en alguien que va a tener acceso a información sensible, quien además podría tener acceso a información privada, dar acceso a otras personas a su criterio o incluso, que lo coloquen a “vigilar”, “hacerle seguimiento” o “informar sobre un residente del conjunto”, algo bastante común cuando hay residentes de la P.H. que no están de acuerdo con decisiones contrarias a la ley, procedimientos arbitrarios del administrador o incluso, con injerencias y exceso de atribuciones del administrador o de algunos propietarios, lo cual abre la puerta a problemas muy serios para la P.H., uno de ellos relacionados con la vulneración del derecho a la privacidad e incluso, pudiendo llegar a tener muy serias consecuencias penales por el uso de terceros para fines de seguimiento, acoso o incluso hostigamiento, y es cuando se constituye uno de los peores errores en una P.H., cuando el administrador u propietarios de la P.H., le confieren al celador de calle la función informar sobre las actividades que residentes u propietarios, solo se necesita que exista un conflicto con algún inquilino o nuevo propietario, para ver como comienzan a incrementarse las posibilidades de una sanción desde Superindustria y Supervigilancia.
Recordemos que las acciones de seguimiento y vigilancia sobre personas y sus actividades en una propiedad, o en los exteriores de la misma, son exclusiva competencia de las entidades del estado colombiano que tengan dichas atribuciones en el pleno marco de la ley, y cuando esto es realizado por terceros en funciones de “vigilancia” fácilmente puede terminar en una denuncia penal con sus consecuencias por el acoso u hostigamiento hacia la persona.
Luego, lo que puede parecer un “ahorro”, en la realidad se convierte en un serio problema, con muy altos riesgos que se acumulan y que terminarán en consecuencias con muy altos costos, todo ello por colocar una persona que no tiene ni la capacitación, ni el cumplimiento de los requisitos de ley necesarios para realizar funciones de “vigilancia”.
En estos casos es común que se piense que no habrá acciones de inquilinos o propietarios que no están de acuerdo (y en todo su derecho) con este proceder, pero eventualmente estos pueden hacer las reclamaciones ante las entidades gubernamentales como la Supervigilancia y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) con muy serias consecuencias para la P.H., en este tipo de casos, la razón claramente estará sobre quienes reclamen ante las entidades, porque indiscutiblemente en razón de lo determinado por la normatividad de ley, los servicios de vigilancia y seguridad en la P.H. solo pueden ser prestados por las empresas debidamente acreditadas ante Supervigilancia y así mismo, las funciones de control en la vía pública y seguimiento de personas y sus actividades en su propiedad o residencai, recaen única y exclusivamente en las entidades gubernamentales con dichas competencias.
En la búsqueda de ahorrar en una Propiedad Horizontal, la toma de decisiones debe hacerse con mucho sentido común basado en el adecuado conocimiento, para así encontrar una solución adecuada, que ayude verdaderamente a ahorrar y que se ajuste realmente a las necesidades del conjunto y por supuesto, que esté en cumplimiento de la legislación vigente en el país.
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